Baanbrekende voordelen van een terminologiebeheersysteem + hoe u er een start

Op de Global Ready Conference 2021 werden we vergezeld door Uwe Muegge, Head of Terminology, Global Business Marketing bij Facebook. Uwe deelde waardevolle inzichten over terminologiebeheer en hoe de voordelen van terminologiebeheer veel verder gaan dan verbeterde consistentie en kwaliteit.

Dit zijn de drie punten die ik uit deze sessie haalde:

1. Het beheren van terminologie gaat over veel meer dan alleen consistent zijn. Terminologiebeheer is een echte bedrijfswaarde en kan u helpen uw product sneller op de markt te brengen.

2. Terminologiebeheer is geen rocket science. Het gaat erom auteurs en vertalers advies te geven over het gebruik van de woorden die er het meest toe doen in uw organisatie.

3. U hebt geen overvloed aan middelen nodig om uw terminologieproject te starten. Het beste advies om ermee te beginnen is om te beginnen!

Wat is terminologiebeheer?

Hier is de eenvoudigste definitie van een term door Uwe: "een term is een woord of zin die ertoe doet voor u en uw organisatie. Als je zo om een woord geeft dat je wilt dat iedereen in je organisatie alleen dat woord gebruikt als je daarover praat, is dat woord een term."

De academische definitie van terminologiebeheer is "methoden voor het verzamelen, onderhouden en raadplegen van terminologiegegevens". In onze context definieert Uwe commerciële terminologie voor ons als "het proces van het verstrekken van advies over woordkeuze aan auteurs en vertalers."

Terminologiebeheer helpt contentmakers in de hele levenscyclus, van auteurs en revisoren tot vertalers en vertaalredacteuren, om efficiënt de juiste woorden te kiezen. De belangrijkste taak van terminologiebeheer is om contentmakers in staat te stellen de juiste woorden te kiezen zonder hun tijd te verspillen aan onderzoek of eindeloze discussies met collega's.

Bekijk hier de volledige sessie van Uwe.

Hond versus terminologie van Smartling op Vimeo.

Waarom terminologieprogramma's tekortschieten

Het volgende lijkt een wijdverspreide houding te zijn bij het overwegen van een terminologiebeheersysteem:

• Er is geen tijd voor een terminologiebeheerprogramma.
• Ik weet niet hoe ik dat moet doen.
• Iedereen heeft het druk en heeft meerdere prioriteiten, dus het is moeilijk om er al een in te passen.
• Het is een nice-to-have (het potentieel van systematisch terminologiebeheer wordt niet erkend).
• Het is een moeilijke taak, zelfs voor een ervaren terminoloog. Er een starten is een ontmoedigende taak.

Waarom heb ik een systeem voor terminologiebeheer nodig?

Die zorgen zijn begrijpelijk, maar de organisaties die die hebben overwonnen, zijn degenen die opvallen.

Het beheren van terminologie verbetert de consistentie, wat leidt tot een betere kwaliteit van uw product en de ervaring van uw klanten met uw product. Maar er is meer. Laten we het eens hebben over hoe terminologiebeheer een nog directere impact kan hebben op het succes van uw producten en diensten op de markt.

Terminologieproblemen zorgen voor frictie.

Een goed uitgevoerd beheer kan de tijd verkorten die nodig is om uw producten in binnen- en buitenland op de markt te brengen.

Content wordt vaak door veel verschillende mensen in een organisatie afgehandeld. Zonder een terminologieprogramma besteden schrijvers veel tijd aan het onderzoeken en debatteren over wat de juiste termen zijn. Hoe meer verspreid deze teams zijn, hoe meer tijd het kost voor onderzoek en afstemming wanneer deze tijd beter kan worden besteed aan het verbeteren van de inhoud.

Het vinden van de juiste term kan een uitdaging zijn, zelfs voor hoogopgeleide vertalers met vele jaren ervaring. Uwe weet dat vertalers niet meer dan een paar seconden kunnen besteden aan het vinden van een goede vertaling voor een term wanneer ze worden gevraagd om strakke deadlines te halen. Door een terminologiebeheerproces te hebben, kunnen vertalers hun tijd besteden aan het vertalen van meer inhoud en het natuurlijker laten klinken van de vertaling.

Het komt erop neer dat de wrijving die het gebrek aan terminologiebeheer in de levenscyclus van de inhoud introduceert, het hele proces vertraagt, wat een echte impact heeft op de lanceringskalender van een bedrijf.

Nu dan, wat denk je dat er zal gebeuren als alle belangrijke termen aan het begin van elk project beschikbaar zouden zijn voor makers van inhoud?

Het terminologiebeheersysteem is een game-changer voor alle belanghebbenden.

Met een uitgebreide, projectspecifieke meertalige termenbasis die beschikbaar is, kunnen de auteurs niet alleen sneller inhoud van hogere kwaliteit produceren, maar wordt hun werk ook leuker.

Als de auteurs de eerste keer de juiste termen gebruiken, kunnen redacteuren zich richten op het verbeteren van de toon, stem en berichtgeving met hun tijd die anders verspild zou zijn aan het corrigeren van de termen.

De vertalers hebben de zekerheid dat ze dezelfde vertaalde term gebruiken als alle anderen in het project, wat resulteert in een hogere vertaalkwaliteit en productiviteit.

Ook het werk van de revisoren verandert, omdat ze met het terminologiebeheersysteem niet langer hun tijd hoeven te verspillen aan het ervoor zorgen dat de verschillende vertalers in een project consistent de juiste termvertalingen gebruiken in het hele project. Nu kunnen ze zich concentreren op het zorgen dat de vertaalde tekst zo vloeiend klinkt en leest als een vertaling maar kan.

Nu heb je een team dat inhoud van hogere kwaliteit produceert, producten sneller op de markt brengt en gelukkiger is met hun werk.

Het terminologiebeheer is inclusief.

We weten allemaal dat taal voortdurend verandert. Nieuwe woorden komen op de voorgrond en andere verdwijnen. Maar nu is een tijd waarin één aspect van taal veel aandacht krijgt: hoe we praten over etniciteit, religie, geslacht, mentale en fysieke capaciteiten, leeftijd en andere sociale en culturele kenmerken. Het gebruik van inclusief taalgebruik in communicatie is een hoge prioriteit geworden binnen en buiten de organisatie.

Dit soort cultuurverandering is een enorme uitdaging voor een organisatie van elke omvang. Als er honderden makers van inhoud in een organisatie zijn, hoe zorg je er dan voor dat al je inhoud dit consequent weerspiegelt? Hoe werk je alle bestaande content bij? En hoe controleer je al die inhoud zonder je auteurs en redacteuren te belasten?

Nogmaals, het antwoord is terminologiebeheer. De mogelijkheid om auteurs te helpen bij het snel adopteren van inclusief taalgebruik is een ander belangrijk voordeel van het implementeren van een terminologiebeheerprogramma.

Hoe te beginnen met het initiatief voor terminologiebeheer

Uwe raadt aan dat als u over aanzienlijke middelen beschikt om een bedrijfsterminologieprogramma te implementeren, u een ervaren terminologieadviseur inhuurt. Maar als dat voor u niet het geval is, volgen hier enkele tips van Uwe om uw initiatief voor terminologiebeheer een vliegende start te geven.

1. Als dit de eerste keer is dat u met terminologiebeheer begint, kies dan een klein project met een lagere startprioriteit om een proefprogramma uit te voeren, zodat er minder druk op u en uw team komt te liggen.

2. Raak eerder betrokken bij de levenscyclus van documenten, idealiter in de fase van de contentplanning. Zodra een lokalisatieproject is doorgegeven aan een leverancier, is het bijna altijd te laat. Om een uitgebreide projectspecifieke termenbase samen te stellen, laat u deze vertalen in alle talen die u behandelt en krijgt u feedback over die termvertalingen, waarbij u eraan denkt dit te doen voordat de inhoudsvertaling begint.

3. Zoek naar alle mogelijke terminologiebronnen. U denkt misschien dat u geen personeel of budget heeft om met uw terminologiebeheer te beginnen, maar u zult misschien verrast zijn door wat u aantreft. Individuele auteurs en redacteuren hebben hoogstwaarschijnlijk hun persoonlijke woordenlijsten, en uw juridische afdeling zou een lijst van al uw handelsmerken moeten hebben. Deze vormen een geweldig starterswoordenboek.

4. Zodra u een termbase hebt gevonden of gemaakt, zorg er dan voor dat u deze deelt met uw interne en externe belanghebbenden.

5. Verzamel vanaf je eerste terminologieprogramma zoveel mogelijk gegevens over de positieve impact die terminologie op dat project heeft gehad en deel die gegevens met het management en collega's. Zo bouw je een business case voor een terminologiemanagementprogramma, zodat je het kunt laten uitgroeien tot een organisatiebrede oplossing.

Hoe maak ik een termbase aan?

Het doel van het opbouwen van een termbase is om richtlijnen te geven voor de woorden die er toe doen in een organisatie. Hier volgen enkele essentiële onderdelen van een termenbasis:

De naam van uw bedrijf

Er zijn zoveel manieren waarop u varianten van zelfs de eenvoudigste bedrijfsnaam kunt maken. U kunt het in hoofdletters schrijven, met of zonder de rechtsvorm of een komma tussen de naam en de rechtsvorm. U mag het tickersymbool gebruiken voor beursgenoteerde bedrijven of korte of verkorte formulieren gebruiken... en de lijst gaat maar door. Neem dus altijd de naam van uw organisatie op in uw termenbank met gedetailleerde gebruiksaanwijzingen voor alle gebruiksscenario's.

De namen van al uw producten en belangrijkste kenmerken, inclusief handelsmerken

Dit zijn woorden die u en uw klanten belangrijk vinden, dus vertalers moeten ze goed begrijpen. Het registreren van een merk is een lang en kostbaar proces, en toch slagen veel organisaties er niet in om dit kritieke type intellectueel eigendom in de termbase op te nemen, wat allerlei problemen bij de vertaling veroorzaakt. Niet elke vertaler is bekend met het internationale auteursrecht en het feit dat merken hun wettelijke bescherming kunnen verliezen wanneer ze worden gebruikt in een andere vorm dan de versie die is geregistreerd.

Vergeet ook niet om het handelsmerksymbool te gebruiken telkens wanneer het handelsmerkitem wordt genoemd. Als u het handelsmerksymbool de eerste keer in het document opneemt en daarna niet meer, loopt u het risico dat er verkeerd wordt omgegaan met handelsmerken. Als u uw handelsmerken aan uw termendatabase toevoegt, kunt u ervoor zorgen dat ze intact blijven.

Sleuteltermen

Neem woorden op waarvan u wilt dat ze consequent worden gebruikt. Het is niet ongebruikelijk dat verschillende soorten content worden geschreven door verschillende functionele groepen in uw bedrijf. Zorg dat alle UI-items beschikbaar zijn in een termbase om ervoor te zorgen dat dezelfde termen op dezelfde manier worden vertaald in alle componenten van een project. Er zijn veel gevallen waarin meerdere verschillende woorden worden gebruikt om één ding te betekenen. Deze woorden kunnen verwarring veroorzaken als ze niet consequent worden gebruikt, vooral wanneer ze in meerdere stukken voorkomen.

We hopen dat u Uwe's deel van terminologie, kennis en wijsheid nuttig vindt! Sta je te popelen om aan de slag te gaan met terminologiebeheer voor jouw organisatie? Lees hier meer over de Linguistic Asset Management-service van Smartling.