Uw budgetgesprek winnen: hoe u de ROI van vertalingen kunt aantonen en uw uitgaven kunt beschermen

Inzichten van Gavin Grimes, VP Language Services bij Smartling, en Bryan Murphy, CEO bij Smartling

Het veiligstellen van het budget is nog nooit zo eenvoudig geweest voor lokalisatieteams. Nu AI de manier waarop bedrijven denken over efficiëntie en kosten hervormt, is het gesprek complexer geworden. Executives verwachten snellere doorlooptijden, lagere uitgaven en bewijs van impact op de groei, allemaal tegelijkertijd. Voor leiders op het gebied van lokalisatie betekent dit dat de uitdaging niet alleen is om budget te vragen, maar ook om het te houden.

In de derde sessie van Smartling's AI Translation 101-serie ging CEO Bryan Murphy zitten met Gavin Grimes, VP Language Services bij Smartling, om real-world strategieën te delen voor het winnen van budgetdiscussies in een AI-gestuurde wereld. Van het vermijden van veelgemaakte fouten tot het herformuleren van vertalen als een investering, ze behandelden de kaders en tactieken die teams nodig hebben om hun uitgaven te verdedigen en hun programma's uit te breiden.

📺 Klaar om te kijken? Stream de volledige sessie op aanvraag.

🎧 Luister je liever? Bekijk de podcast hier.

📘 Wil je dieper gaan? Ons nieuwe e-book, Navigeren door de verschuiving: waarom, wanneer en hoe AI-vertaling te adopteren, geeft een overzicht van de strategieën achter een succesvolle adoptie van AI-vertaling. Bekijk het hier.

Hoe AI budgetgesprekken verandert

Een paar jaar geleden gingen de begrotingsbesprekingen vooral over capaciteit en kosten: vertaalde woorden, doorlooptijden en tarieven per woord. Nu AI mainstream is, verwachten executives twee dingen tegelijk: efficiëntiewinst (snellere doorlooptijd, lagere eenheidskosten) en proof of value (impact op groei, betrokkenheid en/of risicobeperking).

Het advies van Gavin: frame AI als een Gecontroleerd gaspedaal, geen bot kostenbesparend instrument. Hij stelt ook voor om voorbereid te zijn met bewijs van verminderde cyclustijd, kwaliteitsstatistieken en bedrijfsresultaten met uw voorgestelde AI-geïntegreerde budgetplannen.

Key takeaway: Omdat leidinggevenden nu zowel efficiëntiewinsten als bewijs van bedrijfswaarde verwachten, moet AI worden geframed als een groei-enabler, niet als een kostensnijder.

3 fouten die je budgetpitch zullen doen zinken

Gavin benadrukte drie valkuilen die hij uit ervaring leerde:

• Geen basislijn. Zonder benchmarks om verbeteringen aan te meten, zal het leiderschap minder geneigd zijn om in te gaan op uw budgetverzoeken om die statistieken te verbeteren.
• Geïsoleerd vragen. U zult meer succes boeken wanneer u uw verzoek koppelt aan de bedrijfsdoelen, niet alleen aan de behoeften van het team.
• Het publiek negeren. Iedereen jongleert met een andere reeks prioriteiten, dus stem het verhaal af op elke belanghebbende.

Zijn voorbeeld: een glanzend deck van 40 dia's flopte toen het tegelijkertijd aan de CFO, CMO en CEO werd gepresenteerd. De oplossing bestond uit drie korte, datagestuurde one-pagers: ROI voor de CFO, marktdifferentiatie voor de CEO en merksnelheid voor de CMO - dezelfde vraag, opnieuw geformuleerd en het werkte.

Key takeaway: Ga er niet blindelings in - gebruik data, stem af op de bedrijfsdoelen en stem uw boodschap af op elke stakeholder.

Van kostenplaats tot bedrijfsinvestering

Gavin verwoordde het kort en bondig: "De valkuil wordt gezien als een kostenpost." In plaats daarvan adviseert hij om lokalisatie-uitgaven te koppelen aan bedrijfsresultaten, zoals:

• Inkomsten mechanica. Een team kan bijvoorbeeld laten zien hoe het lokaliseren van Duitse marketingmiddelen ~€/$ 1 miljoen aan incrementele inkomsten kan genereren met een conversieratio van 3%.
• Gedrag van kopers. Onderzoek toont consequent aan >75% van de klanten de voorkeur geeft aan producten in hun eigen taal, en ~40% zal anders niet kopen.
• Risicobeperking. Laat zien hoe lokalisatie boetes, miscommunicatie en/of churn voorkomt.

Hij beveelt ook aan om de manier waarop inhoud wordt vertaald strategisch te veranderen op basis van het belang van de inhoud:

• Niveau 1: Goed zichtbare, omzetgenererende inhoud, zoals marketingmiddelen → AI-vertaling met een mens op de hoogte, zoals AI Human Translation van Smartling
• Niveau 2: Inhoud met gemiddelde zichtbaarheid, zoals websitepagina's → MTPE (post-editing van machinevertalingen) / AIT (AI-vertaling)
• Niveau 3: Inhoud met een hoog volume en weinig zichtbaarheid, zoals helpcenterdocumentatie → MT (machinevertaling) 

Finance houdt van het disciplinesignaal: investeer meer waar het ertoe doet, geef minder uit waar het niet gebeurt.

Belangrijkste conclusie: herformuleer lokalisatie als een inkomstenaanjager en risicobeperking, met behulp van portfoliodiscipline en duidelijke ROI-voorbeelden.

Statistieken waar leidinggevenden echt om geven

Leidinggevenden geven niet om de functies van vertaalplatforms. Ze geven om cijfers die rechtstreeks verband houden met zakelijke prioriteiten. Overweeg om uw budgetaanvragen te ondersteunen met de volgende statistieken:

• Vermindering van de cyclustijd: Snellere lanceringen, eerdere omzetverantwoording.
• Impact op de inkomsten: Conversieliften, hogere bevestigingspercentages, lagere churn.
• Kosten vermijden: Nu uitgeven om later grotere kosten te voorkomen.
• Productiviteitswinst: Tastbare toename van het aantal woorden/uur of kwaliteitsstatistieken.

Bryan benadrukte dat lokalisatieleiders proactief moeten zijn: in het offensief gaan en leiderschap tonen hoe het team groei stimuleert, churn vermindert en de go-to-market verbetert met een duidelijke ROI.

Belangrijkste conclusie: toon cyclustijd, impact op inkomsten, kostenvermijding en productiviteit en verpak deze vervolgens in een eenvoudig, CFO-vriendelijk dashboard.

Wanneer leiderschap uitgaat van "AI = de helft van het budget"

Het is een veel voorkomende misvatting: als AI ons kan helpen 50% meer te doen, zouden de uitgaven voor lokalisatie dan niet met 50% moeten dalen? Gavins advies: draai het gesprek om.

In plaats van 'hetzelfde werk met minder budget', positioneer je het als 'meer impact met hetzelfde budget'. AI stelt teams in staat om meer talen te bestrijken, meer content te lokaliseren en sneller te werken, zonder in te leveren op kwaliteit.

Een gefaseerde aanpak werkt hier goed: toon verantwoorde besparingen op inhoud met een lager risico (zoals FAQ's) en herinvesteer die winsten in initiatieven met een grote impact, zoals het lanceren van nieuwe markten.

Verschuif het gesprek van kosteneliminatie naar herverdeling van waarde:

• Differentieer inhoud. Snijd geen risicovolle, inkomstenkritische inhoud; besparingen stimuleren op inhoud met een lagere zichtbaarheid/hulpprogramma's (FAQ's, interne documenten) waar AI veilig in uitblinkt.
• Meer met hetzelfde. Beschouw AI als een verdubbeling van de impact met hetzelfde budget (bijv. 20 talen in plaats van 10; meer long-tail content; snellere, parallelle releases).
• Kwantificeer de inkomsten die risico lopen. Het knippen van Spaanse productbeschrijvingspagina's kan nu "besparen", maar riskeert een grote impact op de omzet als ~40% niet in het Engels koopt.
• Let op merkbeheer. Houd menselijk toezicht waar het het merk en de naleving beschermt.

Bryan versterkte dit: hij benadrukte dat CEO's een hekel hebben aan inkomsten die risico lopen - voor een CEO is "$ 100k besparen om $ 12 miljoen te riskeren" geen goede handel.

Key takeaway: positioneer AI als een manier om de impact te verdubbelen met hetzelfde budget, niet om de uitgaven te verlagen. Bewijs verantwoord sparen en herinvesteer in groei.

Planning van het budget voor volgend jaar met AI ingebakken

Slimme teams behandelen AI niet als een eenmalig regelitem; Ze bakken het in het operationele model:

• Budget voor hulpmiddelen voor activering. Vergeet niet om te budgetteren voor het opschonen van termbases/TM, stijlgidsen en promptbibliotheken, kwaliteitsevaluatie, het opleiden van post-editors/reviewers - zonder deze zal AI niet de ROI opleveren die u beloofde.
• Bouw flexibiliteit op. Neem "burst"-clausules op met leveranciers om contentpieken op te vangen zonder nood-PO's.
• Koppel aan OKR's. Koppel uw strategisch plan aan de belangrijkste resultaten waar leidinggevenden zich op richten. Voor CFO's kan dat lagere cost-to-serve zijn (kosten per release, tijdlijn). Voor een CMO kan het een snellere wereldwijde uitrol zijn (cyclustijdwinst). Voor CEO's kan het een snellere toegang tot twee markten zijn (capaciteit vrijgemaakt door AI).
• Stage-gate grotere uitgaven. Verdeel grotere investeringen in fasen en verdien vertrouwen door meetbare vooruitgang bij elke mijlpaal aan te tonen.

Gavin merkte op dat "de slimste teams het huis niet op AI wedden. Ze structureren hun budgetten met flexibiliteit, zodat ze snel kunnen opschalen als een pilot slaagt, maar risico's kunnen beperken als dat niet lukt."

Belangrijkste conclusie: slimme teams splitsen budgetten op in 'rennen' en 'experimenteren', waarbij AI op verantwoorde wijze wordt gefinancierd en tegelijkertijd flexibiliteit wordt opgebouwd om successen op te schalen.

Waar het op neer komt

Sessie 3 van Smartling's AI Translation 101-serie maakte één ding duidelijk: het winnen van het budgetgesprek in het tijdperk van AI vereist meer dan kostenbesparingen. Leiders moeten datagestuurde ROI laten zien, hun boodschap afstemmen op belanghebbenden en lokalisatie positioneren als zowel een groeimotor als een risicobeperking. Van het vermijden van veelgemaakte fouten tot het opbouwen van flexibele en strategische budgetten, Bryan en Gavin deelden praktische strategieën die lokalisatieteams nu in actie kunnen brengen.

Bekijk voor een diepere duik ons e-book Navigeren door de verschuiving: waarom, wanneer en hoe AI-vertaling te adopteren.

Vergeet niet de volledige sessie te bekijken of te luisteren op de podcast.