Hoewel sommige eenvoudiger zijn dan andere, leiden facturen vaak tot meer vragen dan antwoorden, waardoor een veel groter verhaal wordt gemaskeerd. Dit geldt met name voor vertaal- en taaldiensten.

Waar komt het subtotaal onderaan de factuur vandaan?

Sommige verkopers laten heel weinig hints achter en vermelden alleen vage categorieën die specifieke diensten impliceren.

Andere geven een meer diepgaand beeld en schetsen de specifieke diensten en de bijbehorende kostenformules.

Gespecificeerde onkostendeclaraties zijn hier echter niet het einddoel.

De echte zorg is of deze vertaaldiensten relevant zijn voor uw bedrijfsdoelen - of zo waardevol als hun prijskaartje suggereert.

Het jargon leren

Voordat u begint met het afwegen van de relevantie en waarde van uw vertaaldiensten, laten we eerst de betekenis achterhalen achter enkele van de factuuritems die u waarschijnlijk te zien krijgt.

Taalkosten zouden de gemakkelijkst te interpreteren categorie moeten zijn. De eerste vertaalhandeling wordt doorgaans gefactureerd tegen een tarief per woord, dat wordt bevestigd in de prijsopgave vooraf van de leverancier. Het taalkundige kwaliteitsborgingsproces (QA) dat volgt, bevat echter meer complexiteit.

De belangrijkste QA-diensten omvatten redigeren en proeflezen, met de mogelijke toevoeging van beoordeling in het land en MKB-validatie. Deze stappen certificeren niet alleen de nauwkeurigheid van een vertaling, maar ook de contextuele relevantie, merkconsistentie en culturele gevoeligheid ervan. En afhankelijk van de voorkeur van de leverancier, kunnen ze per woord, per uur of per vast bedrag worden gefactureerd.

Engineeringkosten dekken de iets meer obscure categorie diensten die inhoud bruikbaarder maken voor alle betrokkenen. Ingenieurs werken in eerste instantie samen met klanten (en vaak hun ontwikkelaars) om te bepalen wat de beste manier is om de integriteit van bronbestanden te behouden bij het omzetten ervan naar een vertalervriendelijk formaat.

Dergelijke gesprekken zijn relatief eenvoudig bij het bespreken van PDF's en Word-documenten, maar het omgaan met webinhoud, multimediabestanden en programmeursscripts vereist veel meer technische verfijning.

Naast het veilig beheren van het exportproces van content, spelen lokalisatie-ingenieurs ook een cruciale rol bij het re-integreren van voltooide vertalingen in bronsystemen. Het volume en de nauwkeurigheid van dit werk zullen enorm variëren, afhankelijk van de technische vereisten van de klant, maar de bijbehorende services worden doorgaans gefactureerd op basis van een vast bedrag of op uurbasis.

Kosten voor projectbeheer (PM) zijn misschien wel de moeilijkste categorie om te begrijpen. Hoewel er geen twijfel over bestaat dat de bijbehorende services de lijm zijn die een strategie bij elkaar houdt, zijn ze vaak moeilijk met enige precisie te kwantificeren. Als gevolg hiervan factureren veel vertaalbureaus PM gewoon als een vast percentage van de totale factuurwaarde.

Projectmanagers voor vertalingen zijn in de eerste plaats verantwoordelijk voor het bouwen van systemen en het ontwerpen van processen die aansluiten bij de doelstellingen van hun klant. Dit betekent op zijn minst prioriteiten stellen, workflows creëren en linguïsten toewijzen. Maar meestal wordt het grootste deel van hun tijd besteed aan het actief voorbereiden van andere teamgenoten op succes.

Hierbij kan het gaan om het briefen van vertalers over inhoudelijke vereisten, het oplossen van meningsverschillen tussen reviewers of het waarschuwen van belanghebbenden van een project voor dreigende deadlinerisico's. Vervolgens, wanneer de vertalingen de eindstreep naderen, coördineren de projectmanagers de acceptatietests en orkestreren ze de uiteindelijke oplevering.

Mogelijkheden voor optimalisatie

Nu we meer weten over de diensten die worden beschreven of geïmpliceerd in de typische vertaalfactuur, is het tijd om na te denken over welke diensten u kunt buigen om uw bedrijf beter van dienst te zijn.

Maar al te vaak accepteren bedrijven het standaardproces dat door hun leverancier wordt voorgesteld zonder erbij na te denken. Maar hoe groot is de kans dat een one-size-fits-all workflow perfect aansluit bij al uw vertaalbehoeften?

Sommige soorten broninhoud hebben inherent minder waarde en vereisen minder aandacht dan de rest - en dat is de eerste plaats om bezuinigingen te overwegen. In plaats van premium talent en uitgebreide beoordelingsprotocollen toe te wijzen aan elke tekstreeks, vraagt u uw leverancier naar goedkopere opties die ze zouden kunnen toepassen op inhoud met een lage prioriteit.

Naast het inkorten van verspillende taalkundige maatregelen, kunt u mogelijk ook afzonderlijke workflowstappen elimineren of versnellen met slimmere technologie.

Moderne vertaalbeheerplatforms kunnen nu veel van de taken voor het verzamelen, voorbereiden en distribueren van inhoud, die vroeger door projectmanagers en technici werden uitgevoerd, automatiseren. En deze op software gebaseerde aanpak stelt teams ook in staat om hun eigen voortgang in realtime bij te houden.

Ten slotte, voor die kosten die u niet kunt elimineren of matigen, kunt u misschien nog steeds onderhandelen.

Kun je een servicecategorie omzetten naar een gunstiger prijsmodel? Is er een kans dat ze volumekortingen aanbieden?

Als u nooit een vraag stelt, zult u nooit het antwoord weten.

Meer informatie

Benieuwd hoe u de vertaalkosten kunt beheersen? Ontdek waarom bedrijven als Hootsuite en WeWork kiezen voor onze Language Services.