7 best practices voor het inhuren van een juridisch vertaalbureau

Naarmate de wereldwijde handel floreert, groeit de behoefte aan nauwkeurige vertalingen van juridische documenten en instrumenten. In tegenstelling tot andere vormen van vertaling kunnen fouten in juridische vertalingen aanzienlijke gevolgen hebben voor een of beide partijen bij een juridische kwestie. De foutmarge bij de vertaling van juridische documenten is nul.

Met enige due diligence en begrip van het juridische vertaalproces wordt het veel gemakkelijker om een gekwalificeerde, betrouwbare juridische vertaler te vinden die u helpt bij het afhandelen van internationale zaken. In dit artikel vindt u alles wat u moet weten over juridische vertaling om u te helpen een weloverwogen keuze te maken:

• Wat is juridische vertaling?
• Voor welke soorten documenten moet een juridische vertaling nodig zijn?
• Het belang van nauwkeurigheid bij juridische vertalingen
• Wat zijn de uitdagingen van juridische vertalingen?
• Het belang van vertrouwelijkheid en veiligheid bij juridische vertalingen
• Samenwerking tussen juristen en vertalers
• Best practices voor het selecteren van gekwalificeerde juridische vertalers

Wat is juridische vertaling?

Juridische vertaling is het proces van het vertalen van documenten, contracten en andere teksten met betrekking tot juridische zaken van de ene taal naar een andere taal. Het vereist een uitgebreid begrip van het bronmateriaal en expertise in de vreemde taal.

Succesvol vertalen gaat niet alleen over het maken van documenten in een nieuwe taal. Het moet de nuances van taal in een juridische context vastleggen en accurate juridische informatie bieden voor de geografische doellocatie. Juridische vertalingen bevatten complexe terminologie en technische termen waarvoor een gespecialiseerde vertaler nodig is om de broninhoud nauwkeurig weer te geven.

Voor welke soorten documenten moet een juridische vertaling nodig zijn?

Documentatie is de hoeksteen van bijna elke juridische procedure. Juridische documenten kunnen de identiteit van de partijen, belangen in een zakelijke deal of transactie, rechten op grond van de wet of verhaal in geval van wanbetaling vaststellen. Om deze reden moet elk document dat verband houdt met een juridische kwestie met een hoge mate van nauwkeurigheid en integriteit worden vertaald.

Deze documenten moeten vaak vertaald worden:

• Identiteitsdocumenten zoals licenties, geboorteakten, adoptiegegevens en naamswijzigingen
• Statusdocumenten zoals huwelijksakten, scheidingspapieren, gerechtelijke informatie, immigratie- of verblijfsdocumenten, reisdocumenten en correctionele documenten
• Transactiedocumenten zoals akten, koopovereenkomsten, verkoopcontracten, testamenten, trusts en vereffeningen.
• Bewijskrachtige documenten, zoals politierapporten, getuigenverklaringen, officiële getuigenissen en dagvaardingen.
• Financiële documenten zoals winstverklaringen, jaarverslagen, belastingaangiften en gecertificeerde financiële overzichten
• Zakelijke documenten, zoals dienstverleningsovereenkomsten, oprichtings- en ontbindingsdocumenten, maatschapsovereenkomsten, agentuurovereenkomsten en geheimhoudingsovereenkomsten.

Elk document dat nodig is om de identiteit, het eigendom, de rechten of de status van een persoon of bedrijf in een juridische kwestie vast te stellen, moet nauwkeurig en volledig zijn vertaald om een vlotte procedure te garanderen.

Het belang van nauwkeurigheid bij juridische vertalingen

Juridische documenten hebben gevolgen voor iedereen die ermee werkt, inclusief de betrokken partijen, advocatenkantoren en advocaten die ze gebruiken. Een vertaling van een juridisch document moet strikt nauwkeurig zijn om de integriteit en afdwingbaarheid ervan te handhaven.

• Afdwingbaarheid: Juridische documenten zijn vaak bindende instrumenten. Daarom kan een verkeerde vertaling of dubbelzinnigheid ernstige gevolgen hebben voor alle partijen bij de overeenkomst. Een onjuiste vertaling kan ertoe leiden dat een procespartij of contractpartij zijn rechten of verhaal verliest.

• Intentie: Het vertaalde document moet de intentie van het originele document nauwkeurig weergeven. Als de nuance van het brondocument tijdens het vertaalproces verloren gaat, kan dit gevolgen hebben voor een transactie, belangenconflicten veroorzaken of onbedoelde mazen in de wet introduceren.

• Wettigheid: Vertalingen die dubbelzinnigheid creëren of geen rekening houden met wettelijke verschillen tussen het brondocument en het doelgeografische gebied, kunnen juridisch gevaar opleveren of het rechtsinstrument ongeldig maken. Een document waarin een vergoeding wordt geschetst die niet legaal is op de doellocatie, kan bijvoorbeeld een contract nietig maken of herschrijvingen vereisen om het probleem op te lossen.

• Aansprakelijkheid: Onnauwkeurige vertalingen veroorzaken miscommunicatie tussen partijen bij een contract, wat leidt tot extra kosten, griffierechten of andere boetes. Afhankelijk van vertaalproblemen in hun documentatie, kunnen deze kosten de financiële en juridische verantwoordelijkheid van één partij worden.

Wat zijn de uitdagingen van juridische vertalingen?

Elk land heeft specifieke terminologie- en opmaakvereisten voor juridische documenten. Wat in het ene deel van de wereld als pro forma of standaardtekst wordt beschouwd, kan aanpassingen in het geografische doelgebied vereisen. Een juridisch vertaler moet een grondige kennis hebben van de gebruikelijke terminologie en structuur van juridische documenten in het doelgebied, en in staat zijn om documenten te maken op basis van het bronmateriaal die aan alle wettelijke vereisten voldoen en de bedoeling en inhoud van de bron behouden.

Risico op ambiguïteit

Taalverschillen zijn een veelvoorkomend probleem bij professionele juridische vertalingen. De structuur van taal is complex, landspecifiek en soms idiosyncratisch:

• Gebruik van formele of genderspecifieke voornaamwoorden
• Superlatieven en eretekens die in specifieke culturen of omgevingen worden gebruikt
• Conventies voor woordvolgorde en variaties in zinsbouw
• Gebruik van lidwoorden, zoals het bepaald lidwoord "the" dat in het Engels wordt gebruikt, maar in het Spaans wordt weggelaten
• Grammaticaal geslacht, zoals voorkomt in sommige Romaanse talen zoals het Frans
• Schrijfconventies zoals hoofdletters voor zelfstandige naamwoorden
• Tekstrichting, bijvoorbeeld presentatie van links naar rechts van geschreven Engels versus van rechts naar links in het Arabisch

Het ontbreken van de context of een specifieke taalconstructie in een juridisch document kan leiden tot allerlei problemen en onduidelijkheden in het uiteindelijke document. Hoewel deze onbeduidend lijken, kunnen ze gevolgen hebben voor de afdwingbaarheid van het document of de gevoeligheden van de partijen die bij de juridische kwestie betrokken zijn.

Jurisdictieverschillen

Afhankelijk van het land waar een juridisch document is opgesteld, kunnen er aanzienlijke verschillen zijn in de taal, structuur en conventies van het document. De Duitse wet vereist bijvoorbeeld bepaalde bepalingen die een Engelstalig contract niet zou vereisen, terwijl de Franse wet bekend staat om zijn strenge benadering van contracten.

Bovendien hebben landen vaak specifieke concepten of rechtsbeginselen die zorgvuldig moeten worden geïdentificeerd en aangepakt bij het omgaan met een grensoverschrijdende transactie. Regionale verschillen brengen ook uitdagingen met zich mee, aangezien verschillende rechtsgebieden vaak verschillende interpretaties van standaardtermen hebben. Wat in de ene regio als acceptabel wordt beschouwd, kan in een andere regio volstrekt onaanvaardbaar zijn.

Culturele nuances

Lokale gebruiken en gebruiken zijn van invloed op het taalgebruik en de voorwaarden voor het opstellen van een contract. De culturele nuance van een document is een essentieel aspect van professionele vertaling, omdat het wrijving tussen de betrokken partijen kan veroorzaken. Om deze reden moet een juridisch vertaler zowel de bron- als de doeltaal vloeiend beheersen en een praktische kennis hebben van de juridische taal, conventies en culturen die deelnemen aan de juridische kwestie.

Fraude

Soms is een partij van plan om details "verloren te laten gaan in de vertaling". Een juridisch vertaler kan frauduleuze documenten tegenkomen, zoals geboorteakten, huwelijksdocumenten, testamentaire documenten zoals testamenten of andere valse juridische documenten die bedoeld zijn om een persoon onwettige toegang tot geld of toegang tot het buitenland te geven. Juridische vertalers kunnen deze problemen voorkomen door middel van documentcertificering.

Het belang van vertrouwelijkheid en veiligheid bij juridische vertalingen

Juridische documentatie is vaak persoonlijk en vertrouwelijk. De inhoud van een juridisch document kan gevoelig zijn of beperkt worden door geheimhoudingsbescherming. Om deze reden heeft de juridisch vertaler een vergelijkbare fiduciaire plicht ten opzichte van de partijen in een juridische kwestie als de wettelijke vertegenwoordigers van die partijen.

Vertrouwelijkheid van de kant van een vertaler is van het grootste belang voor de zakelijke relatie. Vertalers hebben vaak toegang tot bedrijfseigen informatie, zoals financiële overzichten, intellectueel eigendom, handelsgeheimen of reputatie-informatie die echte schade kan veroorzaken als deze openbaar wordt gemaakt.

Beveiligde communicatie is een ander cruciaal onderdeel van vertaaldiensten voor juridische documenten. De vertaler moet over de middelen beschikken om documenten, vragen, informatie en aanvullende informatie met veilige codering te verzenden.

Samenwerking tussen juristen en vertalers

Het onuitgesproken motto van de juridisch vertaler zou moeten zijn: "Vraag bij twijfel". Hoewel vertalers een grondige kennis kunnen hebben van de juridische conventies en taalkundige nuances van de respectieve locatie van elke partij, is er geen vervanging voor het advies van een gekwalificeerde jurist in tijden van onzekerheid.

Vertalers die gespecialiseerd zijn in juridische vertalingen werken samen met juridische experts om ervoor te zorgen dat de intentie en afdwingbaarheid van juridische documenten intact blijven zodra de vertaling is voltooid. Juridische beoordeling door een advocaat die bevoegd is om in het geografische doelgebied te oefenen, is de beste manier om ervoor te zorgen dat documenten hun integriteit behouden en het werk doen waarvoor ze zijn gemaakt.

Best practices voor het selecteren van gekwalificeerde juridische vertalers

1. Verkrijg referenties van een betrouwbare juridische bron: Advocatenkantoren die gespecialiseerd zijn in internationale onderhandelingen bouwen tijdens hun werk vaak relaties op met vertaaldiensten. Vraag bij twijfel aan uw wettelijke vertegenwoordiger of hij een juridisch vertaler gebruikt en of hij een bedrijf kan aanbevelen.

2. Huur een gerenommeerd vertaalbureau in: Gerenommeerde vertaalbureaus zullen een solide online aanwezigheid hebben met getuigenissen. Ze moeten ook in staat zijn om referenties te verstrekken voor de vertalers die aan uw project zullen werken. Vraag om referenties en voer due diligence uit voordat u zich verbindt aan een vertaler of een bedrijf.

3. Gebruik een gediplomeerde vertaler: Vraag of uw vertaler gediplomeerd of gecertificeerd is door een erkende instantie, zoals de American Translators Association (ATA) of een certificerende instantie in uw land of rechtsgebied. Een juridisch vertaler moet blijk geven van jarenlange ervaring met beide talen die betrokken zijn bij de vertaling en juridische training en achtergrond in de relevante landen of rechtsgebieden.

4. Kies een native speaker voor de doeltaal: Moedertaalsprekers begrijpen de taal, nuance en conventies van het beoogde geografische gebied en zouden de eerste keuze moeten zijn voor vertaaldiensten. Kies waar mogelijk een vertaler met moedertaalbeheersing in de doeltaal en uitgebreide kennis van de brontaal.

5. Zorg ervoor dat uw vertaler een geheimhoudingsverklaring ondertekent: Juridische documenten vereisen extra beschermingslagen. Een juridisch vertaler moet vertrouwelijkheid bieden als onderdeel van het vertaalpakket. Zorg ervoor dat het vertaalcontract sterk taalgebruik en beschermingen bevat, zoals vertrouwelijkheids- en geheimhoudingsclausules.

6. Gebruik een vertaler die documenten beëdigt: Documentcertificering zorgt voor extra vertrouwen in het ingevulde document. Zoek een bedrijf dat zijn vertalingen certificeert en nauwkeurigheid garandeert in zijn marketing- en contracttaal.

7. Kom meer te weten over de technologie die uw vertaler gebruikt: AI en machinevertaling hebben het vertaalproces sneller en gemakkelijker gemaakt. Hoewel AI geen vervanging is voor de vaardigheid en geloofwaardigheid van een beëdigd vertaler, verbeteren veel bedrijven hun aanbod met AI-ondersteunde vertaling. Vraag naar de methoden en soorten vertaalhulp die een bedrijf biedt, en zorg ervoor dat hun nauwkeurigheidsclausule taal bevat over AI-ondersteunde methoden.

Vertaal juridische teksten met gegarandeerde Smartling-kwaliteit

Smartling biedt vertaaldiensten voor elke toepassing en behoefte, van marketing en technische vertalingen tot gecertificeerde juridische vertaalprojecten. Smartling Translate is een vertaalapplicatie waarop juridische teams vertrouwen voor het maken van nauwkeurige vertalingen van contracten, testamenten, identiteitsdocumenten en meer.

Smartling combineert geavanceerde vertaal- en beveiligingstechnologie met toonaangevende, gecertificeerde en native taalvertalers om kwaliteitsvertalingen te produceren en de meest gevoelige documenten veilig af te handelen. Onze vertaaldiensten combineren de beste doorlooptijd en nauwkeurigheid van AI-verbeterde vertalingen met de ongeëvenaarde nauwkeurigheid van hooggekwalificeerde menselijke vertalers.

Om te zien wat Smartling kan doen om uw juridische teams te voorzien van veilige, nauwkeurige en betrouwbare juridische vertaaldiensten, kunt u een afspraak maken met een van onze specialisten op het gebied van vertaaldiensten.