Je kunt niet beheren wat je niet kunt meten. In deze driedelige serie onderzoeken we de gegevens die hard nodig zijn om moderne strategieën voor vertaalbeheer te verbeteren.

Hoewel er proactief moet worden gezocht naar gegevens die de vertaalsnelheid en vertaalkwaliteit beschrijven, komen gegevens die de vertaalkosten beschrijven volgens een voorspelbaar maandelijks schema naar u toe, of u er nu om vraagt of niet.

Leveranciersfacturen zijn zo nuttig. Ze bieden een duidelijke en directe indicatie van hoeveel geld u hebt toegezegd aan externe partners die betrokken zijn bij het vertaalproces.

Deze facturen zijn echter meestal veel minder nuttig om precies te bevestigen voor welke diensten u hebt betaald en hoe de interne kosten onderweg zijn beïnvloed. En zonder gekwantificeerde antwoorden op die twee vragen weet u nooit helemaal of u de waarde van uw vertaalinvestering maximaliseert.

Wie profiteert er van uw betalingen?

Een factor die kostenbewuste klanten in de weg zit, is het aanhoudende gebrek aan transparantie in de toeleveringsketens van de vertaalindustrie. In veel gevallen zijn er meer tussenpersonen dan op het eerste gezicht lijkt.

Het bureau dat u $ 0.20 per woord in rekening brengt, kan uw project heel goed uitbesteden aan een kleiner bureau dat graag het werk op zich neemt voor $ 0.17 per woord. Dat secundaire bureau kan ook bestanden doorgeven aan een freelancer die $ 0.14 per woord in rekening brengt.

Dus hoewel het datapunt van $ 0,20 nauwkeurig beschrijft wat u verschuldigd bent, verdoezelt het het feit dat u een premie van 43% zou kunnen betalen voor een niet-traceerbare vertaling die de winstmarges van iemand anders onderweg opvult.

Maar wat zou er gebeuren als u die freelancer rechtstreeks benadert en de opdracht voor $0,16 per woord voorlegt?

Uw besparing van 20% zou hun loonsverhoging van 14% zijn. En door hen in staat te stellen een bedrijf met hogere marges te runnen, geeft u hen tegelijkertijd de ruimte om producten van hogere kwaliteit te maken.

Hoewel het niet altijd mogelijk is om de markt volledig te desintermediateren, zou die verleidelijke hypothese alle inspiratie moeten zijn die u nodig hebt om meer transparantie te eisen van uw huidige vertaalaanbieder (of op zoek te gaan naar een leverancier die u niet doet vragen).

Wat zit er in uw factuur?

Controleer uw vertaalkosten per woord, het aantal woorden dat u wilt vertalen en het aantal talen dat u van plan bent te dekken. Vermenigvuldig die drie getallen met elkaar en je hebt nog steeds slechts een schatting van je potentiële factuursubtotaal.

Waren redigeren en proeflezen ingebouwd in de oorspronkelijke offerte? Welke bestanden moesten opnieuw worden geformatteerd? Hoe werden overeenkomsten met vertaalgeheugens verdisconteerd?

Wanneer tientallen genuanceerde kwesties zoals deze worden begraven in algemene regelitems zoals taalkunde of engineering, ziet u nooit de gegevens die u nodig zou hebben om de uitgaven te optimaliseren.

Dit black-box factureringsmodel is in de loop der jaren buitengewoon winstgevend geweest voor vertaalbureaus, maar het is ontworpen in een tijdperk waarin de zelfgenoegzaamheid van de klant groot was en de concurrentie in de sector laag. Tegenwoordig evolueren die twee variabelen in radicaal verschillende richtingen.

Krimpende budgetten dwingen lokalisatiemanagers om elke dollar onder de loep te nemen, door technologie gedreven disruptors vergroten de verantwoordelijkheid van de industrie en het gesprek verschuift eindelijk van kosten naar waarde.

In plaats van blindelings taalkundige kosten te accepteren, zouden klanten moeten leren hoe elke stap van de workflow heeft bijgedragen aan dat totaal. Torenhoge beoordelingskosten kunnen u bijvoorbeeld overtuigen om uw investeringen proactief te verschuiven naar preventieve kwaliteitscontrolemaatregelen.

In plaats van te klagen over een onzekere vergoeding, moeten klanten precies bevestigen welke activiteiten het vertegenwoordigt. Veel alledaagse taken kunnen bijvoorbeeld volledig teniet worden gedaan met een eenmalige technische oplossing.

In ieder geval bieden vertaalbeheersystemen met gedetailleerde rapportagemogelijkheden nu een krachtige verzekeringspolis tegen ontwijkende leveranciers en onverklaarbare kosten.

Wat is de prijs van interne inspanning?

Niet elke dollar die met uw vertaalstrategie wordt geassocieerd, gaat via de afdeling Crediteurenadministratie. De manier waarop u meertalige inhoud maakt en publiceert, heeft ook invloed op de mensen op uw loonlijst.

De marketingcoördinatoren die vertaalverzoeken registreren en contentupdates via elk kanaal verifiëren. De webontwikkelaars die handmatig de gewenste tekst uit de omringende code halen. De tweetalige accountants die onverwachts inspringen als noodcorrectoren voor Portugees.

Geen van die mensen zou vertaling ergens in hun functieomschrijving zien staan, maar velen dragen hun tijd bij om er een succes van te maken. En als we kijken naar de financiële waarde van de activiteiten die vertaling hen ontneemt, blijkt de interne inspanning ineens een belangrijke kostencategorie te zijn.

Het kwantificeren van deze interne kosten is de cruciale laatste stap om een goed geïnformeerde koper te worden. Want terwijl goede leveranciers uw mogelijkheden uitbreiden, elimineren geweldige leveranciers tegelijkertijd uw inefficiënties.

Dit adagium geldt met name in de vertaalindustrie, waar het koppelen van diensten aan gespecialiseerde software kan helpen bij het creëren van slimmere workflows die de toekomstige kosten drastisch verlagen. Maar als u nog steeds alleen naar prijskaartjes vooraf kijkt, krijgt u misschien nooit goedkeuring voor de technologie-aankoop die die langetermijnbesparingen ontgrendelt.

Meer informatie

Ervaar vertaling zoals het hoort. Neem contact met ons op om een demo te plannen.