Vanaf de basis: een lokalisatieteam opbouwen

Hoe stel je een lokalisatieteam op?

Voor het opbouwen van een team is meer nodig dan alleen het aannemen van een paar mensen - het vereist ook de basis van een sterke en unieke teamcultuur die past binnen een bedrijf. In de externe wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit dat teams gedeelde waarden belichamen om een veilige ruimte te creëren voor samenwerking, efficiëntie en psychologische veiligheid.

In deze sessie onthult Hristina Racheva, carrièrecoach voor lokalisatie, wat er nodig is om een lokalisatieteam vanaf de grond op te bouwen door haar ervaring te delen met het verdubbelen van de omvang van haar team tijdens de pandemie, hun groeipad en hoe ze alles in drie verschillende landen hebben geregeld. Ze gaat ook dieper in op hoe ze teamcontroles uitvoert, beslist wie ze moet inhuren (generalisten, specialisten, senioren, instapniveaus, enz.), de kenmerken en hiaten van het team identificeert, en meer.

Of u nu een personeelsmanager bent die een team vanaf de grond probeert op te bouwen, een leider van een bestaand team of een individuele bijdrager in een lokalisatieteam, u kunt van dit webinar leren:

• Hoe u de rollen kunt identificeren die uw team nodig heeft
• Belangrijke elementen voor een succesvolle onboarding
• Belang van teamgeest en samenwerking
• Manieren waarop uw team samen kan leren en groeien
• Tips voor managers en leiders

Indiensttreding

Onderzoek heeft aangetoond dat systematische onboarding nieuwe werknemers 50% sneller op de hoogte brengt, wat betekent dat ze sneller en efficiënter kunnen beginnen bij te dragen aan het bereiken van de gewenste doelen in een team.

Om deze reden is onboarding meer een integratie. "Integratie" suggereert het hebben van een meer ambitieus doel - doen wat nodig is om van de nieuwe persoon zo snel en soepel mogelijk een volledig functionerend lid van het team te maken.

Jouw rol als manager

Onboarding is complex en vereist een goed afgerond proces. Hoewel iedereen uit de teams betrokken is bij de nieuwe medewerker en hem ondersteunt, heeft niemand een grotere impact op het succes van nieuwe medewerkers dan de managers die hen hebben aangenomen. Dat komt omdat de managers begrijpen wat de nieuwe medewerkers moeten bereiken en wat er nodig is: vaardigheden, middelen en connecties.

• Begrijp hun uitdagingen. Onboarding is moeilijk voor nieuwe werknemers, zelfs als ze ervaren professionals zijn. Ze zijn onbekend met het bedrijf, begrijpen niet hoe bepaalde dingen binnen de organisatie werken, hebben geen vaste relaties en moeten zich aanpassen aan een nieuwe cultuur. Onderzoek heeft aangetoond dat uitdagingen in de laatste twee categorieën de grootste redenen zijn voor snel verloop. Nieuwe werknemers moeten veel leren en kunnen zich behoorlijk kwetsbaar voelen, zelfs als ze van buiten zelfverzekerd lijken. Sommigen reageren misschien door op veilig te spelen en te veel vast te houden aan wat ze al weten, in plaats van vragen te stellen en uit te zoeken hoe ze waarde kunnen toevoegen. Het is dus belangrijk om hen gerust te stellen dat leren in het begin belangrijker is dan doen. Om de verwachtingen vast te leggen, moet u duidelijk zijn over hoe ze tijdens het inwerkproces zullen worden geëvalueerd, terwijl u ook de langetermijnverwachtingen en carrièreontwikkeling bespreekt.
• Maak ze onderdeel van het team. Hoe eerder het nieuwe teamlid effectieve werkrelaties opbouwt met zijn collega's, hoe beter, en er is veel dat een personeelsmanager kan doen om dit mogelijk te maken. Het uitgangspunt is ervoor te zorgen dat het team begrijpt waarom de persoon is aangenomen en welke rollen hij zal spelen. Zorg er vervolgens voor dat het team individueel contact maakt met de nieuwe persoon om elkaar op een persoonlijk niveau te leren kennen - iets nuttigs dat de teamleden kunnen delen, zijn hun lessen uit hun tijd hier en wat ze zouden willen weten toen ze begonnen.
• Breng hen in contact met belangrijke belanghebbenden. Een eenvoudige manier waarop bazen deze connecties kunnen vergemakkelijken, is door een lijst met namen te maken, met korte notities over elke naam, en door introducties te maken en uit te leggen waarom het belangrijk en relevant is dat ze met elkaar in contact komen.
• Help ze aan vroege overwinningen. Early wins zijn een krachtige manier voor nieuwe werknemers om vertrouwen en geloofwaardigheid op te bouwen. Mensen die nieuw zijn in een baan en organisatie willen vaak bewijzen dat ze alles kunnen en trappen in de val om te veel en te snel op zich te nemen, waardoor ze zichzelf te dun verspreiden. Het is de taak van de manager om nieuwe werknemers gericht te houden op het essentiële werk dat ze prioriteit moeten geven. Stel een onboardingplan op - een lijst van alle tools en processen die ze binnen het team moeten kennen, alle verwachte acties die ze zullen uitvoeren, hun verantwoordelijkheden. Zorg dan voor elk van deze op één plek een plan - wat ze moeten leren/doen in maand 1, 2, 3, wie daarbij zal helpen, links naar leesmateriaal dat een goed gevoel van voldoening geeft.

Onboarding is multidimensionaal

Voor het succes van een nieuw lid zijn er een paar belangrijke aspecten die belangrijk zijn om goed te begrijpen:

Adem

• Technisch leren geeft inzicht in de fundamenten van het bedrijf, zoals producten, klanten, technologieën en systemen.
• Cultureel leren gaat over de houdingen, gedragsnormen en waarden die bijdragen aan het unieke karakter van de organisatie.
• Politiek leren richt zich op het begrijpen hoe beslissingen worden genomen, hoe macht en invloed werken, en uitzoeken wiens steun ze het meest nodig hebben.

Diepte

• Bedrijfsstructuur en strategie: Maak een inleiding over de producten en structuur op hoog niveau, vooral die producten en structuur die het vaakst met dat lokalisatie-team samenwerken.
• Afdelingsstructuur en -strategie: Maak een inleiding tot de afdeling waar het lokalisatieteam deel van uitmaakt en help hen de gemeenschappelijke doelen te leren, hoe u samenwerkt, wie de leads zijn, hun rollen, enz.
• Lokalisatiestructuur en -strategie: Deel de huidige teamopzet en strategie en leg uit waarom het is zoals het is. Het geven van wat geschiedenis en achtergrond is ook nuttig om het hele plaatje te schetsen en een gevoel van verbondenheid op te bouwen.

Leren en groeien

Samen leren

Een team dat samen leert, groeit samen. Hier zijn manieren waarop je als team samen kunt leren:

• Plan tijd in om te leren
• Kennis delen
• Lokalisatie leren
• Niet-lokalisatie leren
• Cross-functioneel delen
• Externe luidsprekers

Organiseer teamleersessies - het is vaak leuker en vergroot het gevoel van verantwoordelijkheid voor iedereen. U kunt een deel van het "leren" in de agenda's blokkeren, in groepen of individueel. Door tijd in agenda's te zetten, wordt het belang aangegeven en weten anderen dat ze in deze tijd niet gestoord mogen worden met andere vergaderingen of activiteiten. Spreek daarna een tijd in waarop iedereen kan delen wat ze hebben geleerd tijdens hun geplande leersessies - alles van lokalisatie tot persoonlijke ontwikkeling.

Het bijhouden van het werk dat plaatsvindt in sommige disciplines of afdelingen in de organisatie is ook een belangrijke leermogelijkheid. Op die manier kan uw team op de hoogte zijn van lopende en aankomende projecten. Zelfs de onderwerpen die niet meteen relevant lijken, kunnen u toch een holistisch beeld geven van het bedrijf als geheel en uw team voorbereiden om klaar te zijn wanneer zich kansen voordoen. De meeste disciplines en afdelingen hebben regelmatig sessies van het type 'all-hands' waaraan je kunt deelnemen of de opname kunt beluisteren.

Samen groeien

Om samen te groeien, moeten de teams elkaar helpen een paar gebieden te identificeren:

• Wat houdt het team tegen?
• Waar het team misschien meer aandacht aan wil besteden
• Waar het team al geweldig werk levert

Het is ongelooflijk om te zien hoe de interactie en energie veranderen als je met dat in gedachten begint - de taak benaderen met de intentie om iemand te helpen en eerder hun persoonlijke verhaal over groei en zelfbewustzijn te hebben gehoord, is krachtig.

Team Psychologisch Veiligheidsassessment

Psychologische veiligheid verwijst naar de wetenschap dat:

• Als ik een fout maak, zal het me niet worden aangerekend
• Het is gemakkelijk om problemen en moeilijke kwesties aan de orde te stellen
• Mensen accepteren elkaar, ook al zijn ze verschillend
• Het is veilig om risico's te nemen
• Het is gemakkelijk om meningen te delen en openhartig met elkaar te zijn
• Het is gemakkelijk om teamleden om hulp te vragen
• Mijn unieke talenten worden gewaardeerd en benut

Studies tonen aan dat psychologische veiligheid het nemen van matige risico's, het uiten van je mening en creativiteit mogelijk maakt - precies het soort gedrag dat tot doorbraken leidt.

Het is essentieel om te erkennen dat zelfs als u denkt dat er een hoog niveau van veiligheid in uw team is, andere leden dat misschien niet doen. Kijk dus of uw teamleden het helemaal oneens, oneens, eens of zeer eens zijn met de bovenstaande items.

Als er antwoorden waren die "helemaal mee oneens" of "niet mee eens", zou uw team er baat bij kunnen hebben om het concept van psychologische veiligheid te bespreken en ideeën uit te wisselen over hoe dit te vergroten. Je kunt hier een workshop voor je team boeken.

Ontwikkel een cultuur van feedback

Niet veel bedrijven hebben een sterke feedbackcultuur of helemaal niet. Wat maakt het zo moeilijk om feedback te krijgen? Het proces raakt de spanning tussen twee kernbehoeften van de mens: 1) de behoefte om te leren en te groeien en 2) de behoefte om geaccepteerd te worden zoals je bent.

Als gevolg hiervan kan zelfs een ogenschijnlijk goedaardige suggestie je boos, angstig, slecht behandeld of diep bedreigd laten voelen. Beter worden in het ontvangen van feedback begint met het begrijpen en beheersen van die gevoelens.

Het bevorderen van een feedbackcultuur gaat over begrijpen hoe en waarom we worden getriggerd:

• Waarheidstriggers: Wordt afgezet door de inhoud van de feedback. Het advies lijkt verkeerd, nutteloos of gewoon onwaar - u voelt zich verontwaardigd en onrecht aangedaan.
• Relatietriggers: Ga uit van gevoelens over de gever - je hebt goede of onaangename ervaringen gehad. Hoe zou het voelen als het van een ander kwam?
• Identiteitstriggers: Veroorzaakt door de inhoud - de feedback is in strijd met de kernovertuiging van wie je denkt dat je wel / niet bent; Je voelt je uit balans, defensief.

Als je eenmaal op dat punt bent waar je elkaars triggers begrijpt, begin je meer nuttige vragen te stellen:

• Wat kan ik anders doen dat de grootste impact heeft op mijn succes?
• Wat houdt me tegen om te groeien in mijn carrière?
• Welke vaardigheid kan ik leren waarmee ik beter word in mijn rol?
• Wat moet ik meer doen om meer impact te hebben?
• Is er iets waar ik mee moet stoppen?

Samen verbeteren

Er zijn altijd verbeterpunten, vooral in de snelle wereld van vandaag naarmate technologie en teams groeien.

Gezondheidscheck van het team

Door regelmatig teamgezondheidscontroles uit te voeren, moeten teams in staat zijn om:

• Vergroot het vertrouwen en de psychologische veiligheid binnen het team
• Zorg voor betere relaties tussen teamgenoten
• Creëer een cultuur van opbouwende kritiek en feedback
• Kaart problemen aan en los ze snel op
• Deel hun gevoelens gemakkelijker en vaker

Volg de prestaties van uw team op de volgende categorieën en ontwikkel specifieke vervolgacties:

• Afstemming - het team begrijpt het waarom achter wat ze doen en heeft duidelijke rollen en verantwoordelijkheden afgesproken
• Klanttevredenheid - levert regelmatig waarde, handelt naar feedback van klanten
• Psychologische veiligheid - leden kunnen om hulp vragen, er zijn regelmatige en constructieve debatten en fouten worden behandeld als leermomenten.
• Focus - richt zich op het werk met de meeste impact en beperkt het werk in uitvoering
• Proces - neemt regelmatig de tijd om na te denken en verbeteringen aan te brengen, heeft documentatie van hoge kwaliteit en heeft effectieve vergaderingen
• Motivatie - de teamleden zijn positief over het feit dat ze deel uitmaken van het team, hebben voldoende autonomie en doen werk dat zinvol voor hen is
• Verdeling van het werk - verdeelt het werk eerlijk en gelijkmatig en minimaliseert kennissilo's