Wat zijn de beste opties voor nauwkeurige vertaling in Excel?

Wanneer de meeste mensen aan vertaaldiensten denken, denken ze aan vertalingen van websites, boeken, marketingmateriaal en juridische documenten. Internationale bedrijven hebben echter vaak financiële documenten nodig, waaronder Excel-spreadsheets, die van een brontaal naar een doeltaal moeten worden vertaald.

In dit artikel worden de speciale overwegingen behandeld voor het vertalen van gegevens uit Excel naar een nieuwe taal. Lees verder om meer te weten te komen over de tools die beschikbaar zijn om het werk te doen en de beperkingen die gepaard gaan met gratis apps van derden en functies aan boord. Het omvat ook alternatieven voor gratis apps voor zakelijke gebruikers die beëdigde vertalingen en projectbeheer vereisen.

Wat is vertalen in Excel?

Vertaling van Excel-documenten betekent het vervangen van de tekstgegevens in een Excel-spreadsheet door tekst in een doeltaal. Excel-vertaling is essentieel voor bedrijven die financiële gegevens maken voor een internationaal publiek.

Voor het vertalen van spreadsheetgegevens gelden dezelfde vereisten als voor andere soorten vertalingen, maar de spreadsheetindeling brengt een aantal unieke uitdagingen met zich mee. Afhankelijk van de methode die u gebruikt om Excel-spreadsheets te vertalen, kan extra kwaliteitscontrole nodig zijn om een nauwkeurige vertaling van de getallen en het behoud van Excel-formules te garanderen.

De nadelen van het beheren van vertalingen in native Excel-tools

Microsoft Translator-hulpprogramma's bieden incidentele gebruikers basisvertaalservices via een native vertaalhulpprogramma dat zich op het tabblad Controleren van de lintnavigatie bevindt. Er zijn echter een paar voorwaarden waarvan u op de hoogte moet zijn voordat u deze functie gebruikt.

Zo vind en gebruik je de ingebouwde automatische vertaaltool in Excel:

1. Open de Excel-werkmap die u wilt vertalen. Selecteer Vertalen. Hierdoor wordt het deelvenster Vertaler aan de rechterkant van het scherm geopend.
2. De vertaaltool vertaalt de tabbladgegevens van de brontaal (automatisch gedetecteerd of handmatig geselecteerd) naar de doeltaal die u selecteert.

3. De vertaling verschijnt in het onderste deelvenster aan de rechterkant. U moet de vertaalde tekst kopiëren en plakken in het document.

Houd er rekening mee dat de vertaling geen formules of Excel-functies in uw spreadsheet behoudt, dus wees voorzichtig bij het knippen en plakken. Ook zijn automatische vertaaltools zoals die in Microsoft Excel-producten gevoelig voor vertaalfouten, dus laat een moedertaalspreker van de doeltaal de inhoud beoordelen, of een extra beoordelingsstap in uw worflow, indien mogelijk.

Deze functie is het beste voor kleine projecten en persoonlijk gebruik. Het is niet bedoeld als vervanging voor professionele vertaling van zakelijke documenten.

Alternatieve optie: Upload het Excel-document naar Google Translate

Google Translate is een gratis webgebaseerde tool die documenten vertaalt in meer dan 100 verschillende talen, zoals Engels, Frans, Spaans, Duits, Chinees en meer. Met de tool kunnen gebruikers een tekstblok knippen en in een veld plakken of een document uploaden voor vertaling.

Om Google Translate te gebruiken, opent u uw Excel-bestand en klikt u op "Translate" in het bovenste menu. Selecteer vervolgens uw doeltaal.

Houd er rekening mee dat Google Translate de vertaalde tekst in het browservenster weergeeft ter controle. U kunt een vertaalde Excel-spreadsheet na vertaling niet downloaden vanuit de app. Ook dit is een geweldige optie voor gewone gebruikers die eenvoudige tekst in een spreadsheet moeten lezen. Het is niet de voorkeursoptie voor zakelijke gebruikers die een professionele vertaling nodig hebben, omdat zakelijke documentatie vaak een uitdaging vormt voor machinevertaling.

Houd er ook rekening mee dat het gebruik van een gratis browsergebaseerde app van derden het risico op datalekken met zich meebrengt. Vermijd het gebruik van Google Translate of een gratis service om gevoelige of bedrijfseigen informatie te vertalen.

Wat zijn de gevolgen van een slechte kwaliteit van de vertaling in Excel?

Vertaalproblemen en gegevenscorruptie hebben reële gevolgen voor het bedrijfsleven. In het beste geval zorgt een slechte vertaling voor meer werk voor boekhoudkundig personeel, dat problemen moet opsporen en verhelpen. In het slechtste geval leiden verkeerde voorstellingen in financiële gegevens tot bedrijfsrisico's en aansprakelijkheid.

Gebrek aan duidelijkheid: Excel is het formaat bij uitstek voor financiële rapportage. Het programma verwerkt complexe berekeningen en geavanceerde functies zoals what-if-scenarioplanning en -analyse. Excel-documenten kunnen de duidelijkheid verliezen of een verkeerde voorstelling van de gegevens geven in geval van onnauwkeurige vertalingen of wijzigingen in gegevens of formules. Om de integriteit van financiële gegevens te waarborgen, kiest u voor beëdigde vertaling met behulp van een TMS.

Strategische kwesties: Uitvoerende teams gebruiken financiële gegevens vaak om bedrijfsstrategieën op te bouwen en beslissingen te onderbouwen. Slechte vertaling of formuleproblemen kunnen leiden tot beslissingen op basis van onnauwkeurige informatie. Zelfs kleine wijzigingen in de betekenis van documenten of berekeningen kunnen gevolgen hebben op de lange termijn.

Onnauwkeurige rapportage: Financiële teams vertrouwen op nauwkeurige gegevens om financiële functies uit te voeren, zoals maandafsluiting en rapportage. Slechte vertalingen of onjuiste gegevens leiden tot problemen met de financiële verslaglegging en negatieve auditbevindingen. Beëdigde vertalingen met behulp van een TMS zorgen ervoor dat het financiële team kan vertrouwen op gegevens uit vertaalde documenten.

Mogelijke aansprakelijkheid: Onnauwkeurige financiële of juridische vertaling stelt de eigenaar van een document bloot aan aansprakelijkheid. Als een vertaling van een contract of financieel document bijvoorbeeld fouten of dubbelzinnigheden introduceert, kan dit een zakelijke deal in gevaar brengen of reputatieschade veroorzaken. Dit is met name waarschijnlijk in Excel-documenten, waar machinevertaling formules en berekeningen kan wijzigen. Dit kan leiden tot kostbare problemen of vertragingen in de bedrijfsactiviteiten.

Hogere kosten: Fouten in financiële documentatie kunnen duur zijn. Onnauwkeurige gegevens kunnen de onderhandelingsparameters veranderen, verwarring veroorzaken tussen de partijen in een deal of extra kosten met zich meebrengen. Zelfs als het team onnauwkeurigheden in een vertaling ontdekt, kosten onderzoek en herstel tijd en geld. Al deze resultaten drijven de directe en indirecte kosten op. Daarom investeren veel bedrijven in professionele vertaaldiensten om de kosten onder controle te houden en problemen te verminderen.

Een beter alternatief: Inleiding tot vertaalbeheersystemen (TMS)

Professionele vertaalsoftware zoals Smartling helpt zakelijke gebruikers om vertaalprojecten van begin tot eind te beheren binnen één platform. Professionele vertaalbeheersystemen zijn ontworpen voor kwaliteitsborging in ondernemingen en helpen gebruikers toegang te krijgen tot machinevertaling of menselijke vertaaldiensten, afhankelijk van hun budget of inhoudstype.

Professionele vertaalbeheersystemen bieden diensten aan die verder gaan dan eenvoudigweg vertalen. Smartling biedt kwaliteitscontroles (QA) en gegarandeerde vertaalkwaliteit. Dit helpt ervoor te zorgen dat vertaalde inhoud voldoet aan de stijlrichtlijnen en merknormen van het bedrijf en overeenkomt met uw brontaal en vertaalde inhoud.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een TMS?

Vertaalbeheer biedt professionele gebruikers veel voordelen ten opzichte van een gratis app van derden. Met behulp van een TMS hebben gebruikers toegang tot geavanceerde AI-vertaaltechnologie , moedertaalsprekers, menselijke vertalers, foutcontrole, gecertificeerde documentatie en meer.

Dit zijn de voordelen die gebruikers genieten bij het gebruik van een professionele vertaaldienst:

Snellere levering: TMS'en bieden gestroomlijnde systemen voor het beheren van vertalingen. Met behulp van AI-technologie en native speaker menselijke vertalers kunnen TMS'en snel inhoud vertalen zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid. TMS'en zijn ontworpen om de volledige workflow van een vertaalproject te beheren, van het toewijzen van taken en het bijhouden van de voortgang tot het afleveren van vertalingen van hoge kwaliteit. Zo kunnen gebruikers ook de voortgang en levering van hun documenten bijhouden.

Vertaling van hogere kwaliteit: Hoewel gratis vertaal-apps van derden eenvoudige woorden en zinnen aankunnen, kunnen deze tools geen complexere of genuanceerdere vertalingen leveren zoals een TMS. Vertaaldiensten zorgen voor steeds effectievere workflows en gevoeligere machinevertalingsproducten. Dit betekent dat de kwaliteit van de vertaling die u van een TMS ontvangt, veel hoger zal zijn dan die van een gratis dienst zoals Google Translate of ChatGPT.

Vertaling met behulp van technologie: AI-ondersteunde vertaling kan tijd en moeite besparen bij het vertalen van grote projecten, waardoor handmatig werk wordt verminderd en nauwkeurigheid tijdens het hele vertaalproces wordt gegarandeerd. Een TMS kan machinevertaling combineren met menselijke kwaliteitsborging om fouten te elimineren of nuances in de doeltaal vast te leggen. Met een TMS zoals Smartling krijgen gebruikers het beste van twee werelden: sterke machinevertaling in combinatie met de menselijke maat.

Kostenefficiëntie: TMS'en bieden bedrijven kostenefficiënte vertaaldiensten door processen te stroomlijnen en onnodige kosten te elimineren. Met een TMS besteden bedrijven hun vertaalbehoeften uit aan een externe dienst die nauwkeurigere en betrouwbaardere vertalingen kan leveren. Een TMS kan ook het vertaalproces automatiseren, waardoor de handmatige arbeidskosten in verband met vertaling worden verlaagd.

Functies die u moet zoeken in vertaaltools die verder gaan dan Excel

Hoewel gratis functies geweldig zijn voor het snel vertalen van persoonlijke documenten, hebben bedrijven vaak professionele vertaaldiensten nodig. Zoek bij het evalueren van serviceproviders naar een bedrijf dat deze belangrijke vertaalfuncties aanbiedt:

Vertalers in de moedertaal

Native speakers bieden de meest nauwkeurige vertaling en de beste kennis van de culturele context voor een vertaalproject. Hoewel vertalers bekwaam kunnen zijn in verschillende talen, is moedertaalbeheersing van de doeltaal belangrijk voor het behoud van de nauwkeurigheid en getrouwheid van vertaalde tekst.

Diensten voor transcreatie

Transcreatie is een vorm van vertaling die verder gaat dan de letterlijke betekenis van woorden, rekening houdend met de culturele context en elementen van de doelgroep. Transcreatie vereist een menselijke vertaler met creativiteit en diepgaande kennis van de doeltaal en -cultuur, omdat het gaat om het begrijpen van de doelgroep en de boodschap die de oorspronkelijke brontekst wil overbrengen.

Beveiliging van gegevens

Digitale vertaling vereist dat gebruikers gevoelige en bedrijfseigen informatie naar het TMS verzenden. Zorg ervoor dat de provider moderne gegevensbeveiligingsfuncties biedt, zoals versleuteling en veilige gegevensopslag om de vertrouwelijkheid te behouden. Zorg er ook voor dat vertalers en anderen die met documenten werken, dit doen onder een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) om de vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen.

Beheer van werkstromen

Workflowbeheer helpt bedrijven bij het beheren van hun stroom van vertaalprojecten. Moderne TMS-aanbieders automatiseren processen om tijd en geld te besparen. Als uw bedrijf doorlopende vertaaldiensten nodig heeft om meerdere markten te bedienen, zoek dan naar een dienstverlener die zich sterk inzet voor beheerde diensten voor vertaling.

Stroomlijn uw vertaalworkflow met Smartling

Smartling biedt zakelijke gebruikers de beste functies en technologie voor het beheren van vertalingen op schaal. Onze bekroonde combinatie van machinevertaling, neurale machinevertaling en menselijke vertalers zorgt voor nauwkeurigheid en betrouwbaarheid voor elk vertaalproject. Smartling biedt ook functies op bedrijfsniveau voor teams:

• Integraties en technologie voor het stroomlijnen van vertalingen
• Rapportage- en analysetools om de kwaliteit en effectiviteit van inhoud te beoordelen
• Gebruikers- en projectmanagement voor volledige controle over vertaalde assets

Om Smartling in actie te zien, bekijk onze demo van vijf minuten of boek een gesprek met een vertaalspecialist.