6 tips voor het vertalen van juridische documenten

Er zijn veel redenen waarom bedrijven en organisaties juridische documenten moeten vertalen . Het vertalen van juridische documenten omvat inhoud zoals contracten, bedrijfs- of overheidsvoorstellen, transcripties van rechtbanken, vertrouwelijkheidsovereenkomsten, wetten, getuigenverklaringen, voorschriften, testamenten, geboorteakten, bankdeposito's, immigratiedocumenten en notariële documenten.

Het vertalen van juridische documenten kan ontmoedigend lijken, omdat nauwkeurigheid en precisie van het grootste belang zijn. En er staat veel op het spel: fouten of verkeerde vertalingen in juridische vertalingen kunnen enorme financiële, juridische en reputatieschade hebben. Hier zijn vijf belangrijke punten waarmee u rekening moet houden bij het verzenden van juridische documenten voor vertaling.

1. Zorg ervoor dat de originele juridische documenten een duidelijke structuur en organisatie hebben

Juridische zaken zijn complex, maar goed geschreven juridische documenten zijn dat allesbehalve. In plaats daarvan is de taal duidelijk en to the point, en volgen de documenten een logische structuur. Dit zorgt ervoor dat alle partijen - degenen die de brontaal spreken, de vertaler en degenen die de doeltaal spreken - begrijpen wat er in de juridische documenten staat.

Een paar specifieke dingen waar u op moet letten in juridische documenten zijn korte, eenvoudige zinnen en het gebruik van de actieve stem. Bovendien roepen dubbelzinnige voornaamwoorden - d.w.z. plaatsen waar het onduidelijk is naar wie of wat het voornaamwoord verwijst - vragen op bij juridische vertalingen.

Dat gezegd hebbende, is het niet altijd mogelijk om juridische documenten te herzien voordat ze ter vertaling worden opgestuurd. In die gevallen is het belangrijk om de tekst vooraf te controleren om vast te stellen waar de brontekst dubbelzinnig kan zijn en waar uw juridische vertalers mogelijk aanvullende verduidelijking nodig hebben om nauwkeurige vertalingen te produceren.

2. Vraag advies aan experts op het gebied van juridische vertaling

Het vertalen van juridische documenten vereist specifieke expertise. Beheersing van de bron- en doeltaal door vertalers is niet voldoende, en zelfs bedrijven met interne vertalers merken vaak dat ze hulp van buitenaf moeten inhuren voor juridische vertalingen. Juridische vertalers moeten niet alleen een grondige kennis hebben van de relevante juridische terminologie en concepten, maar ook van de rechtssystemen van de bron en de doelgroepen.

Naast de expertise van vertalers kunnen bedrijven die juridische documenten vertalen ook advies inwinnen bij advocaten in de locatie van de doelgroep - en er zelfs voor kiezen om het vertaalde document door hen te laten beoordelen. Contact opnemen met professionals in het veld kan van onschatbare waarde zijn, vooral bij het vertalen van getuigenverklaringen, overheidsgerelateerde documenten zoals geboorteakten en gespecialiseerde domeinen zoals contracten en patenten.

3. Zorg dat je bekend bent met de lokale terminologie

Het is belangrijk dat iemand in uw team bekend is met de rechtssystemen van uw eigen land, de juridische terminologie en de regels met betrekking tot het onderwerp van het document dat u wilt laten vertalen. Daar hoort ook bij dat je weet wanneer een term niet of misschien op een bepaalde manier vertaald moet worden. 

Het bijhouden van een woordenlijst die termen binnen dat document of domein definieert, zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij het vertalen van uw juridische documenten op één lijn zit. Bovendien kan een woordenlijst, samen met het gebruik van een vertaalgeheugen, met name bij grotere of lopende juridische vertaalprojecten, helpen om de consistentie tussen vertaalde documenten en bronnen te behouden.

4. Begrijp hoe en waar vertaalde documenten zullen worden gebruikt

Bedrijven die juridische documenten ter vertaling verzenden, moeten begrijpen hoe en waar ze de vertaalde inhoud zullen gebruiken zodra deze is voltooid. Net zo belangrijk is dat ze ervoor zorgen dat de vertaalaanbieder hiervan ook op de hoogte is.

Deze contextuele informatie is essentieel omdat deze als leidraad kan dienen bij beslissingen over de vertaalworkflow en u kan helpen bepalen welke workflow de beste balans biedt tussen kwaliteit, kosten en snelheid. Sommige projecten kunnen bijvoorbeeld zeer geschikt zijn voor een AI-gestuurde machinevertaling en menselijke bewerkingsworkflow, terwijl andere projecten baat kunnen hebben bij een vertaalworkflow die alleen door mensen wordt uitgevoerd.

Het helpt de vertaler en revisoren ook om de vertaling op de juiste manier aan te passen. Een document dat aan een rechter wordt voorgelegd en in een gerechtelijk dossier wordt opgenomen, zal anders lezen dan een document dat bedoeld is om te worden gelezen en begrepen door een leek of niet-juridische professional.

5. QA vertaalde documenten

Het vertalen van juridische documenten moet altijd nauwkeurig gebeuren en moet de specifieke schrijfstijl van de doeltaal volgen. De kleinste fout in juridische vertaling kan leiden tot een ingewikkeld of omgekeerd juridisch proces, waardoor het anders is dan elk ander type vertaalwerk.

Daarom moeten bedrijven op zoek gaan naar juridische vertaaldiensten met robuuste kwaliteitsborgingsprocessen. ISO-certificeringen kunnen een startpunt zijn, omdat ze aangeven dat de provider goed gedefinieerde QA-processen heeft. Vraag ook hoe uw leverancier devertaalkwaliteit meet en hoe  vaak ze interne beoordelingen uitvoeren.

Ten slotte moeten uw juridische vertalers toegang hebben tot de nieuwste vertaaltools - inclusief aanpasbare QA-controles die de naleving van de woordenlijst, terminologische consistentie en tagconsistentie bevestigen - om een nauwkeurige vertaling van juridische taal te garanderen en de kwaliteit tijdens het eigenlijke vertaalproces te behouden.

6. Kijk naar juridische vertaaldiensten

Veel aanbieders van vertaaloplossingen bieden gespecialiseerde juridische vertaaldiensten aan. Bedrijven zoals Smartling kunnen u in contact brengen met juridische vertalers die bekend zijn met de juridische systemen en de taal die nodig zijn voor het vertalen van documenten, van contracten tot transcripties van rechtbanken. Niet alle juridische vertaaldiensten zijn gelijk, dus het is belangrijk om de juiste vragen te stellen om uw leveranciers door te lichten voordat u met hen samenwerkt voor juridische vertaling. 

Voor meer informatie over het vinden van de juiste juridische vertaaldiensten voor uw behoeften, bekijk onze gratis Complete gids voor vertaaldiensten.