Personio: Eersteklas meertalige ondersteuning op schaal bieden

Personio overview

Personio, Opgericht in 2015, maakt het voor bedrijven gemakkelijker om hun personeelsbestand efficiënt te beheren. Het softwareplatform van het bedrijf stroomlijnt en automatiseert HR- en talentmanagementtaken voor kleine en middelgrote bedrijven en biedt vele functies voor het beheren van werknemersgegevens, salarisadministratie, werving, tijdregistratie, afwezigheidsbeheer, prestatiebeheer en meer.

Het customer education-team van Personio bouwt product- en personeelsexpertise op schaal op. Ze ontwikkelen verschillende soorten inhoud, waaronder Helpcentrum-artikelen, Voyager Academy-cursussen, releaseopmerkingen, nieuwsbrieven en meer. Om het volledige klantenbestand van Personio zo goed mogelijk te ondersteunen, heeft het team er een topprioriteit van gemaakt om supportcontent in meerdere talen beschikbaar te maken.

De uitdaging

Personio begrijpt dat een goede klantenservice, vooral wanneer deze in de moedertaal van een klant wordt aangeboden, een onderscheidende factor is. Het was echter voor alle betrokkenen duidelijk dat de bestaande workflow van Personio niet schaalbaar was.

Het team kopieerde en plakte handmatig Duitse broncontent van Zendesk en e-mailde die bestanden naar een vertaalbureau in Australië. Taalkundigen vertaalden de content naar het Engels en e-mailden de vertalingen naar Personio, die Personio kopieerde en weer in Zendesk plakte. De cadans werkte goed - gezien de tijdzoneverschillen konden bestanden in wezen 's nachts worden vertaald - maar het proces was omslachtig en handmatig. Vertalen in andere talen zou onmogelijk zijn.

Bovendien, hoewel interne bronnen bepaalde inhoud konden schrijven en beoordelen, was beperkte bandbreedte een wegversperring voor het opschalen van die inspanningen. Personio wilde daarom een oplossing waarmee ze hun interne resources konden gebruiken wanneer dat nodig was, maar gemakkelijk konden aanvullen met externe resources als dat nodig was, zonder de workflow te verstoren of de kwaliteit in gevaar te brengen. Iedereen die aan de inhoud werkt, moet toegang hebben tot de meest actuele taalkundige middelen om kwaliteit en consistentie te garanderen.

De oplossing

Personio werkte samen met Smartling om handmatige taken te elimineren, hun lokalisatie-inspanningen te centraliseren en de supportdocumentatie van het bedrijf op schaal te vertalen met behoud van een hoog kwaliteitsniveau.

Vertalingen aanvragen is eenvoudig. De Zendesk-integratie van Smartling betekent dat Personio bestanden ter vertaling kan sturen - naar hun vertaalpartner in Australië, naar interne bronnen of naar de vertaaloplossingen van Smartling - rechtstreeks vanuit Zendesk in vele talen met slechts een paar klikken.

Daarnaast worden de woordenlijst, de stijlgids en het vertaalgeheugen van Personio opgeslagen in het Smartling-platform. Zowel externe taalkundigen als interne beoordelaars kunnen naar deze taalkundige middelen verwijzen terwijl ze aan de inhoud werken in Smartling's CAT Tool (Computer Assisted Translation), waardoor consistentie wordt gewaarborgd en het gemakkelijk wordt om kwaliteitsnormen te handhaven. Zodra de content is vertaald, worden goedgekeurde vertalingen automatisch toegevoegd aan het vertaalgeheugen van Personio en toegepast op toekomstige vertalingen.

Toen de vertaalvolumes toenamen en het toevoegen van talen een haalbare optie werd, begon het contenteducatieteam van Personio de oplossing voor neurale machinevertaling (NMT) van Smartling te gebruiken. Dat heeft de efficiëntie verhoogd en tegelijkertijd de kosten laag gehouden door hoogwaardige output te produceren die rechtstreeks naar de interne beoordelaars van Personio kan worden gestuurd.

Resultaten

Deze veranderingen hebben aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen opgeleverd. Het contenteducatieteam van Personio verwacht bijvoorbeeld dat de implementatie van NMT hen zal helpen 40% van hun huidige vertaalbudget te besparen. Ze verwachten ook dat ze door gebruik te maken van NMT in staat zullen zijn om de tijd die ze aan interne beoordeling besteden met ten minste de helft te verminderen.

Het belangrijkste is dat Personio nu in staat is om zijn lokalisatie-inspanningen op te schalen, waardoor het gemakkelijk wordt om de talen van zijn klanten te spreken en eersteklas meertalige klantenservice te bieden aan HR-afdelingen in heel Europa.

In de toekomst is het onder meer de bedoeling om het geld dat is bespaard door het uitbreiden van het taalaanbod te herinvesteren, een onderneming die nu haalbaar is dankzij de samenwerking van Personio met Smartling. Het contenteducatieteam van Personio hoopt dit ook te doen zonder het aantal interne reviewers te verhogen. In plaats daarvan zijn ze van plan om een NMT plus menselijke post-editing workflow te implementeren met behulp van externe bronnen en om de kwaliteit te bewaken met het uitgebreide kwaliteitsbeoordelingsprogramma van Smartling. Ten slotte zal het team blijven evolueren naar een volledig geautomatiseerd vertaalproces dat onmiddellijk na de publicatie van hun broninhoud van start gaat en eindigt met de publicatie van gepolijste, hoogwaardige vertalingen in alle doeltalen.