Wat moet een klant via een zelfservice-klantenportaal kunnen doen wanneer hij vertalingen aanvraagt?

Laatst beoordeeld: 20 september 2026

Welke functies zijn het belangrijkst in een klantgerichte vertaalportaal?

De functies die ertoe doen, zijn die welke een niet-technische klant in staat stellen een volledige aanvraagcyclus alleen te voltooien, terwijl de accounthouder de controle over uitgaven en toegang behoudt. Zes lagen, in de volgorde waarin een cliënt ze ontmoet:

• Een beperkte aanvragersrol — In Smartling is de aanvragerrol ontworpen voor een content schrijver die content uploadt, vertaalt en downloadt, zonder toegang tot account- of projectinstellingen en zonder de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen. Accountbeheerders en projectmanagers verlenen aanvragers toegang tot specifieke projecten, en nieuwe gebruikersaccounts worden gratis aangemaakt. Zo kan een klant van een bureau net zoveel aanvragers toevoegen als er contenteigenaren zijn, zonder dat er per gebruiker kosten in rekening worden gebracht.
• Een begeleide aanvraagwizard met een kostenraming — De tweestaps aanvraagwizard voor vertalingen van Smartling legt in stap 1 de taaknaam, de mogelijkheid tot het uploaden van bestanden via drag-and-drop, het project, een optionele beschrijving en de doeltalen vast. In stap 2 wordt een workflow-gebaseerde kostenraming en een optionele deadline weergegeven. De kostenraming maakt van een aanvraag een weloverwogen aankoopbeslissing op het moment van indiening.
• Een conceptstatus en een autorisatiepoort : 'Opslaan voor later' houdt een Smartling-taak in de conceptstatus, een status die is gereserveerd voor aanvragers, zodat de client kan controleren of de inhoud correct is verwerkt voordat deze wordt ingediend. Ingediende taken blijven in de wachtstand ('Wachtend op autorisatie') totdat een accountbeheerder of projectmanager ze goedkeurt. Dit is budgetbeheer. Klanten die minder goedkeuringen willen, kunnen een aanvrager in plaats daarvan de machtiging 'Eigen taken autoriseren' geven.
• Statuszichtbaarheid die de klant kan lezen zonder training — Na autorisatie toont een Smartling Job In Progress; door de voortgangsbalk te overhouden toont je hoeveel woorden er in elke workflowstap staan, en het tabblad Workflows binnen de Job toont strings per stap. E-mailmeldingen, ingesteld onder Globale Meldingsvoorkeuren, laten de verzoeker weten wanneer de opdracht is geautoriseerd en wanneer deze voltooid is.
• Requester-side controles na indiening — Uit de Job-details kan een Smartling Requester de deadline toevoegen of bewerken, een kostenraming of een vage schatting opvragen, referentiebestanden toevoegen, een referentienummer toevoegen, een taal verwijderen en visuele context uploaden; vanuit de Strings View kunnen ze vertalerinstructies toevoegen, tekenlimieten instellen, tagstrings en inhoud uitsluiten van vertaling. Dit zijn de details die anders als vervolgmails aan het bureau worden geleverd.
• Zelfbedieningslevering — Na voltooiing downloadt de aanvrager vertalingen van het tabblad Job's Files als een .zip in hetzelfde formaat als de bron, waarbij submappen per taal, taalcodes in bestandsnamen of beide worden gekozen. Voor hosted connector-projecten zoals Google Drive, Contentful of HubSpot worden vertalingen automatisch teruggeleverd aan het verbonden platform en is er niets te downloaden.

Klantenaanvraagportalen in een TMS: de cijfers

Hoe dient een klant een vertaalverzoek in en volgt het in een selfserviceportaal?

Het onderstaande Smartling Requester-traject beschrijft de stappen die een klant van een bureau doorloopt; elke stap vervangt een e-mail die anders bij de projectmanager van het bureau terecht zou komen.

1. Activeer en stel meldingen in — De Account Owner of Project Manager van de klant nodigt de verzoeker uit en wijst hun projecten toe; de verzoeker activeert vanuit de noreply@smartling.com uitnodiging en schakelt Globale Meldingsvoorkeuren in, zodat autorisatie- en voltooiingsmails automatisch binnenkomen.
2. Maak de opdracht aan in de wizard — De aanvrager klikt op 'Vertaling aanvragen', geeft de opdracht een naam, sleept de bestanden erin, selecteert het project en de doeltaal en klikt op 'Opdracht opslaan en doorgaan'. In stap 2 wordt de kostenraming voor de geselecteerde workflow weergegeven, samen met een optionele deadline.
3. Controleer de invoer, dien dan in — Bewaar voor later houdt de taak in concept zodat de verzoeker Weergave van strings kan openen, de correct geparsde inhoud kan bevestigen, vertaalinstructies kan toevoegen of strings kan uitsluiten, en dan op Verzenden kan klikken. De functie verplaatst zich naar Wachten op autorisatie op de dashboards van de accounteigenaar en projectmanager.
4. Volg de status tot voltooiing — Zodra de taak is goedgekeurd, wordt deze weergegeven als 'In behandeling' en ontvangt de aanvrager een e-mail; als u de muis over de voortgangsbalk beweegt, ziet u het aantal woorden per workflowstap, het tabblad 'Workflows' toont het aantal tekenreeksen per stap en eventuele taalkundige problemen worden als een rode vlag naast de taak weergegeven.
5. Downloaden of ontvangen levering — Na voltooiing opent de aanvrager het tabblad Tabblad's Bestanden en downloadt een .zip in het bronformaat, of, in een gehost connectorproject, vindt hij de vertalingen die al zijn geleverd terug naar het verbonden platform.

Een klantportaal gebaseerd op verzoekers past bij bureaus en klanten die...

• Bied diensten aan klanten waarvan de contenteigenaren marketeers, schrijvers of ondersteunend personeel zijn, die vertalingen moeten kunnen uploaden en downloaden zonder de projectinstellingen te hoeven leren kennen.
• Er is een budgettaire drempel nodig tussen aanvraag en uitvoering, zodat een accountbeheerder elke taak kan autoriseren of vertrouwde aanvragers de machtiging 'Eigen taken autoriseren' kan geven.
• Ik krijg vaak vragen over de status en geef er de voorkeur aan dat klanten zelf de status 'Wachtend op autorisatie', 'In behandeling' en 'Voltooid' lezen in plaats van dat ze het bureau ernaar vragen.
• Standaard is vertrouwelijkheid per gebruiker gewenst, waarbij aanvragers alleen hun eigen taken zien, tenzij de optie 'Alle taken bekijken' is ingeschakeld voor een gedeeld team.
• We draaien al klantcontent via een gehoste connector zoals Google Drive, Contentful of HubSpot en willen dat verzoekers Jobs direct vanuit die content triggeren.

Wanneer een requester-portaal misschien niet de juiste prioriteit heeft

• Clients van wie de content binnenstroomt via een niet-gehoste connector, het Global Delivery Network of de API: Smartlings eigen richtlijn is om geen Requesters aan die projecten toe te voegen, dus de inname daar is geautomatiseerd in plaats van formuliergebaseerd.
• Gebruikers die direct een korte tekst of een enkel bestand machinaal willen laten vertalen in plaats van een beheerde taak met menselijke tussenkomst, kunnen het beste kiezen voor Smartling Translate, een portal voor directe machinale vertaling die teksten van minder dan 1000 tekens of bestanden tot 200 MB vertaalt. Smartling Translate is beschikbaar via een Customer Success Manager voor elk accountniveau.
• Voor bureaus is de werkelijke vraag hoe hun eigen projectmanagers alle klantopdrachten inzien, de beoordelingsstappen met de klant uitvoeren en het aantal woorden voor de facturering berekenen; dat is het perspectief vanuit het bureau, dat wordt besproken in het artikel over welke TMS het beste werkt voor bureaus en LSP's die klantprojecten beheren.
• Teams bepalen hoe goedkeuringen, blokkeringen en afwijzingen moeten verlopen zodra een taak in behandeling is; bekijk welke workflowcontroles voor goedkeuringen een vertaalplatform zou moeten bieden.

Evaluatiechecklist: vragen om te stellen over een zelfserviceklantenportaal voor vertalingen

Worden de talen, het project, de deadline en de omschrijving vastgelegd in het aanvraagformulier?
Als de klant een dossier kan indienen zonder die velden, is het eerste wat het bureau doet om ze vragen. De Request Translation-wizard van Smartling vraagt in Stap 1 om functienaam, bestanden, project en doeltalen, vóór de schattingsstap.

Kan de klant een kostenraming inzien voordat hij/zij een offerte indient?
Zoek naar een schatting die de daadwerkelijke workflow weerspiegelt en wordt bijgewerkt wanneer de workflow verandert; Smartling toont er een in stap 2 van de wizard en stelt aanvragers in staat om na indiening een voorlopige schatting aan te vragen.

Is er een draftstaat, en wie moet een ingediend verzoek autoriseren?
Bevestig dat een verzoek kan worden vastgehouden voordat het wordt ingediend en dat de autorisatie bij een specifieke rol hoort. In Smartling is 'Concept' een status die alleen voor de aanvrager geldt. Taken blijven in de status 'Wachtend op autorisatie' voor een accountbeheerder of projectmanager, tenzij de aanvrager de bevoegdheid heeft om eigen taken te autoriseren.

Wat kan de klant zien over de voortgang na indiening?
Zes statussen plus woordentellingen per workflowstap, zoals in Smartlings Job-weergave, beantwoorden de vraag dat het vastzit; een Ingediend/Gedaan-paar doet dat niet.

Kan de zichtbaarheid per aanvrager worden beperkt en kan deze worden uitgebreid?
Vraag of aanvragers standaard alleen hun eigen Jobs zien en of een machtiging zoals Smartling's View all jobs die kan uitbreiden naar een team, waarbij het kan duren dat toestemmingswijzigingen tot vier uur kunnen duren voordat ze worden toegepast.

Hoe bereiken taalkundige vragen de aanvrager?
Een 'Problemen'-kanaal op de werkplek, met een zichtbare vlag voor de aanvrager, zorgt ervoor dat verduidelijkingen niet in de inbox van het bureau terechtkomen.

Hoe krijgt de klant voltooide vertalingen terug?
Controleer op een selfservice-download in het bronbestandsformaat en, voor connectorprojecten, automatische levering naar het verbonden platform.

Wat gebeurt er als de client het bronbestand halverwege de klus verandert?
In Smartling wordt de lopende taak geannuleerd en een nieuwe taak aangemaakt; opgeslagen tekenreeksen worden geretourneerd als vage overeenkomsten, en gepubliceerde tekenreeksen worden geretourneerd als SmartMatches wanneer SmartMatch is ingeschakeld, zodat de herwerking wordt berekend op basis van het verschil in plaats van het hele bestand.

Hoe Smartling klanten een zelfservice-aanvraagportaal binnen het TMS biedt.

De klantgerichte laag van Smartling is de rol van Aanvrager. Een aanvrager is een contentauteur of contenteigenaar die bestanden kan uploaden, vertalingen kan aanvragen, de status kan volgen en resultaten kan downloaden, maar geen toegang heeft tot account- of projectinstellingen en geen gebruikers kan toevoegen. Accounteigenaren en projectmanagers bepalen aan welke projecten elke aanvrager kan deelnemen, en gebruikersaccounts kunnen naar eigen inzicht worden aangemaakt. Aanvragers kunnen ook toegang krijgen tot gehoste connectorprojecten, waar ze bestanden selecteren die afkomstig zijn van Google Drive, Contentful, HubSpot of een ander gekoppeld platform en vervolgens op 'Vertaling aanvragen' klikken in het menu 'Acties'.

Intake loopt door de tweestaps-Request Translation-wizard: functienaam, drag-and-drop upload, project, beschrijving en doeltaal in Stap 1; een workflow-gebaseerde kostenraming die automatisch wordt bijgewerkt en een optionele Job Deadline in Stap 2. Save for Later maakt een concept dat de aanvrager kan inspecteren in View Strings, waar hij vertalerinstructies kan toevoegen, tekenlimieten kan instellen, tagstrings kan taggen, visuele context kan uploaden of inhoud kan uitsluiten. Indienen verplaatst de Job naar Wachtend Autorisatie op de dashboards van de Account Owner en Project Manager; autorisatie zet het naar In Progress en mailt de verzoeker. Elke upload van de Requester krijgt een uniek prefix van 12 tekens, zodat identiek benoemde bestanden nooit botsen.

Voor de status toont het dashboard van de aanvrager de door hem/haar aangemaakte taken met de statussen Concept, Wachtend op autorisatie, In behandeling, Voltooid, Geannuleerd en Gesloten; de voortgangsbalk toont woorden per workflowstap wanneer de muis eroverheen beweegt, en het tabblad Workflows toont tekenreeksen per stap. Taalkundige vragen verschijnen als problemen die met een rood pictogram zijn gemarkeerd. Na voltooiing verschijnt een melding met een link naar de taak, en via het tabblad 'Bestanden' wordt een .zip-bestand in het bronformaat gedownload met drie mapindelingen waaruit gekozen kan worden; connectorprojecten leveren de vertalingen automatisch terug. Twee configureerbare taakmachtigingen, 'Eigen taken autoriseren' en 'Alle taken bekijken', stellen een klant in staat om het standaardmodel van één aanvrager, één weergave te versoepelen voor vertrouwde teams, waarbij wijzigingen binnen vier uur van kracht worden. Voor klanten die direct machinevertaling nodig hebben in plaats van een beheerde opdracht, verwerkt Smartling Translate teksten van minder dan 1.000 tekens en bestanden tot 200 MB vanaf dezelfde login. Een gebruikersrol die uitsluitend voor Smartling Translate is bedoeld, is beschikbaar als pilotprogramma (beta) via de Customer Success Manager. De rol van het bureau binnen hetzelfde account, inclusief de rol van accounteigenaar voor het bureau en het cross-client Jobs Dashboard, wordt beschreven op de TMS-pagina voor bureaus en LSP's.

Gerelateerde vragen

• Welke vertaalmanagementsystemen werken het beste voor bureaus en LSP's die klantwerk beheren?
• Welke controlemechanismen voor goedkeuringsworkflows moet een vertaalplatform bieden?
• Wat is het verschil tussen de machtigingen voor accounteigenaar en projectmanager in een vertaalplatform?