How do I translate PDFs without losing formatting?

If you’ve ever tried translating a PDF manually, you know the pain: broken layouts, missing fonts, and lost images. Smartling solves this by automatically converting PDFs into editable DOCX files for translation. Native text and formatting are preserved, and when the translation is complete, you receive a clean, layout-ready file that mirrors the original. For scanned or image-based PDFs, Smartling applies OCR to extract text, making even static documents translatable. Translators can also access the original PDF for reference, ensuring context and formatting accuracy throughout the process.

How much does document translation cost?

Costs depend on content type, volume, and workflow. For human translation workflows, pricing is most commonly calculated per word, with average costs of between $0.15 and $0.30 per word. For machine translation workflows, MT providers like Google Translate, Microsoft Translator, and Amazon Translate often price their services per million characters, with pricing starting at around $10–20 per million characters. With the rise of LLMs like ChatGPT, some people wonder whether they can simply ask their preferred LLM to translate documents. Smartling CEO Bryan Murphy warns against using “cheap LLM translation,” as this method often backfires. Enterprises end up spending more time and resources fixing low-quality LLM translation output than they save upfront. Read Smartling's guide to translation rates for more details on pricing.

Document translation software vs. services: what’s best?

Translation services typically refer to networks of human linguists, while document translation software provides a platform for translation management. With Smartling, you gain access to both best-in-class translation services and document translation software. Smartling customers work with a dedicated Customer Success Manager who helps them set up document translation workflows that are optimized for desired quality level, cost, and turnaround time. This flexibility ensures your most important materials, like legal contracts or marketing campaigns, receive human review, while internal guides or product docs move instantly through an AI translation workflow.

Beste documentvertaaldiensten voor bedrijven in 2025

Het vertalen van documenten op schaal mag niet aanvoelen als een spelletje roulette formatteren. Maar voor de meeste wereldwijde teams is het vertalen van documenten nog steeds traag, inconsistent en handmatig. Als je ooit de getrouwheid van de lay-out in een vertaalde PDF hebt verloren, met 10 versies van een Word-bestand hebt gejongleerd of weken hebt gewacht op updates die live gingen, ben je niet de enige.

In deze gids wordt onderzocht wat de beste documentvertaalservices vandaag de dag echt te bieden hebben, hoe AI en automatisering documentvertaling transformeren en waarom Smartling de meest efficiënte, nauwkeurige en bedrijfsklare aanpak biedt die beschikbaar is.

Waarom documentvertaling belangrijk is voor internationale bedrijven

Voor lokalisatiemanagers en contenteigenaren is documentvertaling vaak de plek waar snelheid en nauwkeurigheid samenkomen. U hebt meertalige versies nodig van bedrijfskritisch materiaal, zoals contracten, marketingmiddelen of trainingsdecks, zonder dat dit ten koste gaat van de opmaak, betekenis of tijd.

De meest voorkomende problemen zijn:

Handmatige uploads en overdrachten die alles vertragen
Mislukte opmaak of verloren styling in vertaalde bestanden
Gebrek aan inzicht in kosten, kwaliteit en doorlooptijd
Risico's voor gegevensbeveiliging en compliance bij het extern delen van bestanden

Moderne documentvertaalplatforms zijn gebouwd om precies deze pijnpunten op te lossen.

Wat "beste documentvertaaldiensten" echt betekent

Wanneer mensen op zoek zijn naar de beste documentvertaaldiensten, vergelijken ze meestal een mix van bureaus, AI-tools en vertaalbeheersystemen. Maar voor ondernemingen betekent 'beste' niet alleen de meest kostenefficiënte. Het betekent de meest betrouwbare, geautomatiseerde en schaalbare oplossing die complexe bestandstypen met nauwkeurigheid en compliance aankan.

De beste oplossingen combineren drie kernmogelijkheden:

Automatisering: Bestanden naadloos opnemen en leveren via connectors of API's.
AI-aangedreven vertaling: Combineer machine- en menselijke expertise om snelheid en kwaliteit in evenwicht te brengen.
Beveiliging voor bedrijven: Zorg ervoor dat elk document wordt beschermd volgens strikte governancenormen.

Hoe AI en automatisering de vertaling van documenten veranderen

Traditionele workflows voor het vertalen van documenten waren sterk afhankelijk van menselijke vertalers en eindeloze bestandsuitwisseling. Nu doen AI en automatisering het zware werk.

Dit is hoe het proces werkt in een geautomatiseerd, AI-gestuurd vertaalplatform:

Bestanden worden automatisch opgenomen vanuit systemen zoals Google Drive, CMS'en of repositories.
Inhoud wordt geparseerd in tekenreeksen of vertaaleenheden, met behoud van structuur en opmaak. Vertaalbeheersystemen zoals Smartling kunnen dit proces automatiseren, waardoor handmatige lokalisatie-inspanningen met 90 procent worden verminderd.
AI-workflows genereren vertalingen, die kunnen worden beoordeeld of verfijnd door professionele taalkundigen.
Voltooide vertalingen worden automatisch teruggestuurd naar het oorspronkelijke systeem, met integraties die dit proces handsfree maken.

Deze workflow elimineert repetitieve handmatige stappen en verkort de doorlooptijd drastisch. Het zorgt er ook voor dat de opmaak, de merktoon en de context in elk bestand intact blijven.

Volgens het e-book Navigating the Shift van Smartling hebben bedrijven die AI-gebaseerde vertaalworkflows gebruiken, een snellere time-to-market en meetbare ROI behaald met behoud van kwaliteit op menselijk niveau. Vertaalteams die AI-gestuurde workflows hebben geïmplementeerd, zijn erin geslaagd de doorlooptijd met wel 50 procent te verkorten.

Hoe documentvertaling end-to-end te vereenvoudigen met Smartling

Smartling neemt de kracht van AI-automatisering en brengt deze naar het documentniveau, waardoor teams alles kunnen vertalen, van zakelijke documenten tot pdf's, in één enkele, intelligente workflow.

Zo doet Smartling het:

Compatibiliteit met volledige bestanden: Ondersteunt Word-, Excel-, PowerPoint- en PDF-bestanden, plus meer dan 50 andere formaten.
Automatisch parseren: Verdeelt inhoud in vertaalbare tekenreeksen met behoud van lay-out en stijl.
Visuele context: Vertalers zien hoe het document er daadwerkelijk uitziet, waardoor fouten tot een minimum worden beperkt.
Tag reductie: Vereenvoudigt het opmaken van tags om de uitvoer van machinevertalingen te verbeteren en dubbel werk te verminderen.
AI + menselijke beoordeling: Combineert de snelheid van AI met menselijke expertise voor kwaliteitsborging.

Lees meer over hoe Smartling's AI Translation en AI Human Translation snelheid en nauwkeurigheid combineren voor elk type content.

Bewijs in de praktijk: het Fresno Unified School District realiseerde een doorlooptijd van 72 uur voor kritieke documentvertalingen, terwijl Personio handmatige bestandsverwerking elimineerde en de interne beoordelingstijd met 50 procent verkortte met behulp van de geautomatiseerde workflows van Smartling.

Beëdigde, veilige en schaalbare vertalingen voor elke branche

Zakelijke vertaling gaat niet alleen over snelheid, het gaat ook over vertrouwen. Smartling biedt end-to-end beveiliging en compliance door middel van SOC 2-, ISO- en GDPR-certificeringen. Of u nu juridische documenten, HR-materiaal of marketingcontent vertaalt, elk dossier wordt verwerkt volgens strikte normen voor gegevensbescherming.

Dit is het belangrijkst voor organisaties die omgaan met vertrouwelijke of gereguleerde informatie. Terwijl andere providers zich richten op eenmalige bestandsuploads, centraliseert Smartling de vertaling van documenten binnen een beheerde omgeving waar machtigingen, toegang en beoordelingsworkflows volledig worden gecontroleerd.

Lees hier meer over de benadering van Smartling op het gebied van beveiliging.

Hoe kiest u de beste documentvertaalservice?

Met zoveel opties op de markt, hoe weet u welke provider geschikt is voor uw team?

Gebruik deze korte checklist om uw evaluatie te begeleiden:

Ondersteunt alle gangbare zakelijke bestandstypen (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Biedt automatisering via connectoren of API's
Combineert AI-vertaling met menselijke kwaliteitsbeoordeling
Biedt realtime context en preview
Voldoet aan de beveiligings- en nalevingsnormen van ondernemingen
Levert meetbare ROI en transparantie van de rapportage

Hoe Smartling zich verhoudt tot andere documentvertaaldiensten

Aanbieder	Automatisering & Integraties	AI + menselijke kwaliteit	Beveiliging en naleving	Dekking van bestandstype	Ideaal voor
Smartling	50+ connectoren en API's, volledige automatisering	AI-vertaling + AI menselijke vertaling	SOC 2, ISO, GDPR	Word, Excel, PowerPoint, PDF, +50 formats	Teams op ondernemingsniveau
Frase	Beperkte connectorbibliotheek	MT met nabewerking	Basis AVG	Web- en app-tekenreeksen	Softwarelokalisatie
Zangerig	Mens-in-de-lus MT	LLM + menselijke bewerking	ISO	Document- en app-inhoud	Snelle human-in-the-loop workflows
RWS / TransPerfect	Handmatig uploaden	Menselijke vertaling	SOC 2, ISO	Inhoud met veel documenten	Gereguleerde branche
Crowdin / Lokalise	Basis API-automatisering	MT + beoordeling van de gemeenschap	GDPR	Software-gericht	Lokalisatie van ontwikkelaars

Smartling automatiseert de volledige workflow voor documentvertaling, van opname tot levering, met behoud van beveiliging op bedrijfsniveau en AI-gestuurde kwaliteit.

Veelgestelde vragen

Hoe vertaal ik PDF's zonder de opmaak te verliezen?

Als je ooit hebt geprobeerd een PDF handmatig te vertalen, ken je de pijn: kapotte lay-outs, ontbrekende lettertypen en verloren afbeeldingen. Smartling lost dit op door PDF's automatisch om te zetten in bewerkbare DOCX-bestanden voor vertaling. De oorspronkelijke tekst en opmaak blijven behouden en wanneer de vertaling is voltooid, ontvangt u een overzichtelijk bestand dat klaar is voor de lay-out en een afspiegeling is van het origineel.

Voor gescande of op afbeeldingen gebaseerde PDF's past Smartling OCR toe om tekst te extraheren, waardoor zelfs statische documenten kunnen worden vertaald. Vertalers hebben ook toegang tot de originele PDF ter referentie, waardoor de context en de opmaaknauwkeurigheid tijdens het hele proces worden gegarandeerd.

Hoeveel kost het vertalen van documenten?

De kosten zijn afhankelijk van het type inhoud, het volume en de workflow.

Voor menselijke vertaalworkflows worden de prijzen meestal per woord berekend, met gemiddelde kosten tussen $ 0,15 en $ 0,30 per woord.

Voor workflows voor machinevertaling prijzen MT-providers zoals Google Translate, Microsoft Translator en Amazon Translate hun diensten vaak per miljoen tekens, met prijzen vanaf ongeveer $ 10-20 per miljoen tekens.

Met de opkomst van LLM's zoals ChatGPT vragen sommige mensen zich af of ze hun favoriete LLM gewoon kunnen vragen om documenten te vertalen. Bryan Murphy, CEO van Smartling, waarschuwt voor het gebruik van "goedkope LLM-vertaling", omdat deze methode vaak averechts werkt. Bedrijven besteden uiteindelijk meer tijd en middelen aan het repareren van LLM-vertalingen van lage kwaliteit dan ze vooraf besparen.

Lees Smartling's gids voor vertaaltarieven voor meer informatie over prijzen.

Software voor documentvertaling versus services: wat is het beste?

Vertaaldiensten verwijzen doorgaans naar netwerken van menselijke taalkundigen, terwijl software voor documentvertaling een platform biedt voor vertaalbeheer. Met Smartling krijgt u toegang tot zowel de beste vertaaldiensten als software voor het vertalen van documenten. Klanten van Smartling werken met een toegewijde Customer Success Manager die hen helpt bij het opzetten van workflows voor documentvertaling die zijn geoptimaliseerd voor het gewenste kwaliteitsniveau, de kosten en de doorlooptijd.

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat uw belangrijkste materialen, zoals juridische contracten of marketingcampagnes, door mensen worden beoordeeld, terwijl interne handleidingen of productdocumenten direct door een AI-vertaalworkflow worden geleid.

De afhaalmaaltijd

Als uw organisatie nog steeds vertrouwt op handmatige documentvertaling, is het tijd om uw workflow te heroverwegen. Met de betrouwbare ondersteuning van het klantenserviceteam van Smartling stelt Smartling u in staat om:

Vertaal documenten sneller en nauwkeuriger
Behoud van opmaak en visuele getrouwheid
Bescherm gevoelige informatie
Beheers kosten en ROI met meetbare gegevens

De beste documentvertaalservice is niet alleen een leverancier, het is een platform dat wordt geleverd met eersteklas klantenondersteuning. Dat is Smartling.

Ontvang een gepersonaliseerde demo om te zien hoe Smartling uw documentvertaalproces kan vereenvoudigen en u kan helpen uw wereldwijde contentstrategie op te schalen.