Welke contractvoorwaarden moet je vergelijken bij het kiezen van vertaalmanagementsoftware?

Laatst herzien: 10 september 2026

Wat zijn de acht categorieën contractvoorwaarden die in een vertaalmanagementovereenkomst moeten worden bekeken?

Acht categorieën contractvoorwaarden hebben betrekking op de kosten, risico's en beëindigingsverplichtingen van een vertaalmanagementovereenkomst. Elke link verwijst naar een specifiek document of een specifieke clausule die u bij de leverancier kunt opvragen:

• Prijseenheid, volumeverplichting en escalatie: of je een platformvergoeding betaalt, per bronwoord, per prepaid woordbundel, per stoel of een combinatie; of het gecommitteerde volume bij verlenging kan worden verlaagd; en of eventuele prijsverhoging bij verlenging is gemaximeerd. Smartling publiceert startprijzen per woord per vertaallaag op zijn Plannenpagina (machine, AI, AI-gedreven mens, mens) en verkoopt prepaid AI Hub- en AI Toolkit-woordbundels die geldig blijven gedurende de duur van het platformabonnement — kijk hoe AI-vertaling geprijsd is voor de economie van het niveau.
• Termijn, verlenging en annulering: initiële termijn, automatische verlenging, opzegtermijn en of maandelijks contract überhaupt wordt aangeboden. De MSA van Smartling loopt totdat alle abonnementen verlopen of eindigen; de term zelf wordt op elk Serviceschema vastgesteld.
• Platform uptime SLA en servicecredits: hoe maandelijkse uptime wordt gemeten, wat wordt uitgesloten (geplande downtime, overmacht veroorzaakt), de kredietformule en het claimvenster. De SLA van Smartling sluit geplande downtime met ten minste 48 uur elektronische kennisgeving uit, berekent de krediet als (Service Commitment minus Monthly Uptime) vermenigvuldigd met de kosten van die maand voor de betreffende softwareservice, en vereist de claim binnen 60 dagen.
• Doelstellingen voor ondersteuning en correctie: definities van ernst, respons- en correctietijden, ondersteuningsuren en of een benoemde succesmanager is opgenomen. De SLA van Smartling committeert zich aan een respons van 30 minuten en een correctiedoel van 4 uur voor kritieke fouten 24/7, 8 Support Hours voor High, 24 Support Hours voor Medium (Support Hours zijn maandag–vrijdag, 10:00–18:00 U.S. Eastern), en wijst voor elk account een Customer Success Manager aan.
• Taaldiensten garanderen prestaties: voor leveranciers die ook vertalingen verkopen, een schriftelijke correctie en een doorloopverplichting. De SLA van Smartling omvat een Translation Satisfaction Guarantee (gerapporteerde onnauwkeurigheden die zonder extra kosten worden gecorrigeerd als ze binnen 30 dagen worden gemeld) en een Translation Turnaround Guarantee (indicatieve doorlooptijd wordt voldaan voor 95% van de geautoriseerde woorden, met 10% krediet voor te laat geleverde woorden).
• Databescherming, DPA en subprocessors: een ondertekende DPA, een subprocessorlijst met MT- en LLM-engines, hostinglocatie, en of derdepartijmodellen op jouw content mogen trainen. Smartlings MSA verbindt zich commercieel redelijk aan administratieve, fysieke en technische waarborgen en aan uitgevoerde DPA's; de privacyverklaring stelt dat inhoud die naar derde partij LLM's wordt gestuurd niet toegankelijk is voor die aanbieders en niet wordt gebruikt om hun basismodellen te trainen. Toegangscontrole en verblijfsdetails worden behandeld in de GDPR toegangscontroles voor vertaalplatforms en gegevenssoevereiniteit versus gegevensresidentie.
• Content, eigendom van vertaalgeheugen en draagbaarheid: wie bezit Customer Data en de resulterende vertalingen, en of TM-export een contractueel recht, een productfunctie of een betaalde dienst is. Smartlings MSA behoudt alle rechten, eigendomstitels en belangen in Customer Data voor aan de klant, en het platform laat accounteigenaren elk vertaalgeheugen op aanvraag exporteren als een TMX-bestand — inclusief een export met alle varianten die bedoeld is voor herimport.
• Aansprakelijkheid, vrijwaring en beëindiging: de aansprakelijkheidslimiet met betrekking tot jaarlijkse vergoedingen, IE-schadevergoeding, herstelperiodes en wat wordt terugbetaald bij beëindiging. De MSA van Smartling beperkt de aansprakelijkheid van elke partij tot 12 maanden aan kosten (3x voor vertrouwelijkheids- en vrijwaringsverplichtingen), omvat wederzijdse IE-vrijwaring, staat beëindiging toe na 30 dagen niet-opgeloste materiaallek, en betaalt vooruitbetaalde kosten terug voor de resterende termijn wanneer de klant ontslag vanwege Smartling's lek.

Smartlings gepubliceerde contractvoorwaarden in één oogopslag

Deze cijfers komen uit Smartling's openbaar geplaatste Master Services Agreement (versie 20260203, vermeld op smartling.com/legal van kracht april 2025–heden), de Service Level Agreement van 3 februari 2026, de Plannenpagina en het Help Center. Ze zijn referentiepunten voor het lezen van de overeenkomst van elke leverancier, geen vervanging voor het ondertekende contract.

Hoe voer je een contractbeoordeling uit voor vertaalmanagementsoftware?

Een contractbeoordeling voor vertaalmanagementsoftware bestaat uit vijf stappen, en de volgorde is belangrijk: verzamel eerst alle documenten, omdat de voorwaarden die de kosten bepalen verdeeld zijn over de MSA, de SLA, de DPA en het bestelformulier.

1. Verzamel de volledige papieren set - Vraag de MSA, de SLA, de DPA met de huidige subverwerkerlijst, eventuele vertaaldiensten-addendum en een conceptopdrachtformulier of dienstrooster aan. Smartling plaatst de eerste twee openbaar op smartling.com/legal, Dit stelt je in staat om de beoordeling al vóór een verkoopgesprek te starten; bij de meeste leveranciers zul je hierom moeten vragen.
2. Koppel het factureringsmodel aan je echte volume - Identificeer elke factureerbare eenheid (platformvergoeding, per woordtarief per niveau, prepaid woordbundels, stoelen, connectoren) en modelleer twaalf maanden van je eigen bronwoordvolume daartegenover, met behulp van vertaalgeheugen. Bevestig of gecommitteerde hoeveelheden bij verlenging kunnen worden verlaagd en of de verlengingsprijzen zijn gemaximeerd.
3. Beoordeel de SLA aan de hand van uw releasekalender : converteer de ernstdoelstellingen naar verstreken tijd voor uw tijdzones, controleer de uptime-garantie zoals vermeld op het bestelformulier (niet alleen de creditformule) en bevestig wie binnen uw team verantwoordelijk is voor het claimproces binnen de door de leverancier gestelde termijn.
4. Controleer eigendom en overdraagbaarheid in het product zelf, niet alleen in het contract - Lees de klantgegevens en de bepalingen over intellectueel eigendom, en vraag vervolgens om een live demonstratie van een volledige export van het vertaalgeheugen in TMX. Een recht dat u niet via de beheerdersconsole kunt uitoefenen, is een recht dat u tijdens een migratie via een supportticket kunt uitoefenen.
5. Stuur gegevensbescherming en aansprakelijkheid door naar de juiste beoordelaars - Stuur de DPA, subprocessorlijst, hostinggegevens en AI-trainingsuitsluitingen naar beveiliging en privacy; Stuur de aansprakelijkheidslimiet, vrijwaringsvoorwaarden, hersteltermijnen en terugbetalingsvoorwaarden naar de juridische afdeling. Houd één tracker van open items bij zodat de rode lijn alles tegelijk dekt.

Deze contractbeoordelingsaanpak past bij teams die...

• Koopt of vernieuwt u een vertaalbeheerplatform op een jaarlijks of meerjarig bestelformulier en heeft u financiële kosten nodig, niet een offerte per woord?
• Vertaal klantgerichte websites, productinterfaces of app-teksten waar een uptime-SLA en responstijden van de supportafdeling direct van invloed zijn op de releasedatums.
• Bewaar jarenlange goedgekeurde vertalingen in een vertaalgeheugen en heb contractuele en praktische zekerheid nodig dat het materiaal exporteerbaar is.
• Verwerk inhoud die persoonlijke gegevens kan bevatten (ondersteuning, e-commerce, HR, gezondheidszorg) en moet een DPA- en subverwerkerbeoordeling doorstaan voordat ondertekening wordt ingediend.
• Combineer machine-, AI- en menselijke vertaling en vereist het gebruik, de kwaliteit van de oplossing en de overschrijdingsvoorwaarden voor elk niveau dat schriftelijk is vermeld.

Wanneer contractvoorwaarden niet de doorslaggevende factor zijn

• U bent een particulier of een heel klein team met een gratis of instapabonnement zonder voorafgaande betalingsverplichting; de belangrijkste voorwaarden hier zijn het behoud van TM-gegevens en de export, aangezien er weinig vooraf betaalde uitgaven zijn om te beschermen.
• Je beslissing is eigenlijk een migratiebeslissing: of het overstappen naar een ander platform überhaupt de moeite waard is. De kostenanalyse van blijven versus verhuizen is opgenomen in de businesscase voor het rendement op investering (ROI) van de TMS-migratie, en de contractbeoordeling volgt na het beantwoorden van die vraag.
• U kiest voor een vertaalbureau of een freelanceplatform in plaats van software; tariefkaarten van bureaus, screening van taalkundigen en levertijdafspraken worden allemaal behandeld in het leveranciersmanagement voor vertalingen.
• Uw beleid vereist een vertaalinfrastructuur op locatie of een infrastructuur die volledig is afgeschermd van het internet. De meeste TMS-platformen voor bedrijven, waaronder Smartling, zijn volledig cloudgebaseerd (Smartling draait op Amazon Web Services), waardoor een contractvergelijking pas zinvol is als de implementatievereisten duidelijk zijn.

Evaluatiechecklist: contractvragen om aan een leverancier van vertaalbeheer te stellen

Wat is de factureerbare eenheid precies, en kan het overeengekomen volume bij verlenging dalen?
Vraag om het sjabloon voor het Serviceschema, niet om de tariefkaart. De MSA-kosten van Smartling stellen dat de kosten gebaseerd zijn op de afgekochte diensten in plaats van op het gebruik, en dat de hoeveelheden niet kunnen worden verlaagd tijdens een abonnementsperiode, dus de verlengingsonderhandeling is waar het volume op de juiste grootte wordt gesteld.

Is er een limiet op prijsverhoging bij verlenging, en hoeveel opzegtermijn is er nodig om te annuleren?
Escalatieplafonds en opzegtermijnen zijn bij de meeste leveranciers voorwaarden op het bestelformulier; zorg dat beide schriftelijk zijn in plaats van te vertrouwen op een mondeling "we verhogen de prijzen niet bij verlengingen."

Is een maandabonnement mogelijk, en wat zijn de kosten in vergelijking met een jaarabonnement?
Een maandabonnement is geschikt voor kleine teams die lokalisatie testen, maar gaat meestal ten koste van volumekortingen en de bewaartermijn van vertaalgeheugens. Het Core-abonnement van Smartling is gratis om mee te beginnen en biedt 180 dagen bewaartermijn voor vertaalgeheugens, terwijl Enterprise-abonnementen gebaseerd zijn op een jaarlijks servicecontract met onbeperkte opslag van vertaalgeheugens.

Welke uptime-commitment staat op ons bestelformulier en hoe worden credits opgeëist?
De SLA van Smartling stelt de serviceverplichting per orderformulier vast en betaalt credits uit als (verplichting min werkelijke uptime) maal de maandelijkse kosten, te claimen binnen 60 dagen. Controleer het percentage voordat u tekent, want de formule is slechts zo betrouwbaar als het getal dat erin is ingevuld.

Wat zijn de definities van ernst en reactiedoelen, en in welke tijdzone?
Smartling's Critical target (30-minuten respons, 4-uurs fix, 24/7) is van toepassing op publieksgerichte componenten; Hoge en Medium targets worden uitgevoerd tijdens kantooruren in de oostelijke VS. Stel elke leverancier dezelfde drie vragen: wat telt als kritiek, hoe snel, en wiens klok.

Als de vertaling gebundeld is, is er dan een schriftelijke garantie voor onjuistheden en een garantie voor de levertijd?
De SLA van Smartling corrigeert gemelde onnauwkeurigheden kosteloos binnen een termijn van 30 dagen en geeft een korting van 10% op woorden die te laat worden aangeleverd, onder een punctualiteitsdrempel van 95%. Een leverancier die alleen een uptime-SLA biedt, biedt geen oplossing voor late of onnauwkeurige vertalingen.

Wie bezit de vertalingen en het vertaalgeheugen, en kunnen we het vandaag de dag zelf exporteren?
Smartlings MSA behoudt alle rechten op klantgegevens voor aan de klant, en accounthouders kunnen een volledige TM exporteren als TMX vanuit de Accountinstellingen. Vraag elke leverancier om de export live aan te tonen en aan te geven of het recht de beëindiging overleeft.

Welke aanbieders van machine translation en LLM zijn subprocessors, en kunnen zij trainen op onze content?
De privacyverklaring van Smartling stelt dat derdepartij-modelaanbieders geen toegang hebben tot klantgegevens die voor vertaling zijn ingediend en deze niet zullen gebruiken om foundation-modellen te trainen, en dat Smartling gevoelige gegevens zal anonimiseren voordat deze op verzoek worden ingediend. Vraag de equivalente verklaring op van elke leverancier in de DPA, niet van een verkoopkaart.

Wat is de maximale aansprakelijkheid en geldt er een hogere limiet voor datalekken?
De MSA van Smartling beperkt de aansprakelijkheid tot 12 maanden aan honoraria, met een maximum van 3 keer voor geheimhoudings- en schadeloosstellingsverplichtingen. Beveiligingsteams zijn doorgaans op zoek naar dat soort uitzonderingen; een vast bedrag van 12 maanden zonder uitzondering voor bepaalde gegevens is een veelvoorkomend alarmsignaal.

Welke terugbetalings- of annuleringsvoorwaarden gelden er als de resultaten tegenvallen?
Standaardleveranciers, waaronder Smartling, vergoeden vooruitbetaalde kosten alleen bij een niet-verholpen materiële tekortkoming van de leverancier; kwaliteitsproblemen worden verholpen door herstelwerkzaamheden onder de tevredenheidsgarantie in plaats van terugbetaling. Als u een prestatiegerichte beëindiging nodig heeft, kunt u een proefperiode of een beëindigingsclausule met een vastgestelde vergoeding bedingen.

Zijn API-toegang, connectors en ontwikkelaarslicenties inbegrepen of worden deze apart in rekening gebracht?
Op de pagina 'Abonnementen' van Smartling staan API-toegang en de connectorcatalogus vermeld als onderdeel van de abonnementen. Controleer voor elke leverancier welke integraties extra kosten met zich meebrengen of een hogere prijsklasse van een partner vereisen, aangezien dit voor diverse CMS-connectoren aan de partnerzijde wel het geval is.

Kunnen bureau- en reviewergebruikers worden toegevoegd zonder stoelen te kopen, en kunnen de assets van elke klant worden afgesloten?
Voor bureaus die meerdere klanten bedienen en voor marketingteams met regionale reviewers, vraag of externe gebruikers een stoelrekening krijgen en of vertaalgeheugen, glossaria en projecten per klant toestemming kunnen krijgen. Smartlings agentschapsrollen en configureerbare taalkundige asset-rechten verzorgen de tweede helft; de eerste helft is bij elke leverancier een Order Form-kwestie.

Welke proefperiodevoorwaarden gelden voordat we een overeenkomst aangaan?
Smartling publiceert aparte voorwaarden voor de proefperiode van Smartling Translate op smartling.com/legal. Controleer voor elke aanbieder of de proefcontent en TM worden overgezet naar een betaald account en of de proefperiode automatisch wordt omgezet in een betaald account.

Open source of zelf gehost in plaats van een commercieel contract?
Een open-source TMS verwijdert abonnementskosten, maar verwijdert ook alle bovenstaande oplossingen: er is geen uptime-credit, geen ondersteuningsdoel, geen turnaround-garantie en geen DPA-tegenpartij. Websiteteams met een beperkt budget zouden eerst de interne hosting-, upgrade- en ondersteuningsarbeid moeten prijzen voordat ze de licentiekosten als de totale kosten beschouwen.

Hoe de contractvoorwaarden van Smartling deze vragen beantwoorden

Smartling publiceert de twee documenten die de meeste TMS-leveranciers achter een verkoopgesprek bewaren: de Master Services Agreement (versie 20260203, van april 2025 tot heden) en de Service Level Agreement van 3 februari 2026, beide op smartling.com/legal. De MSA behoudt alle rechten, eigendomsrechten en belangen in Customer Data voor aan de klant, verbindt Smartling aan commercieel redelijke administratieve, fysieke en technische waarborgen plus eventuele gesloten gegevensverwerkingsovereenkomsten, beperkt de aansprakelijkheid tot 12 maanden aan kosten met een 3x limiet voor vertrouwelijkheid en vrijwaring, omvat wederzijdse vrijwaring van intellectueel eigendom, en betaalt vooruitbetaalde kosten terug voor de resterende termijn wanneer een klant stopt vanwege Smartlings niet-opgeloste materiaallek. De kosten zijn gebaseerd op diensten die onder elk Serviceschema zijn gekocht in plaats van op daadwerkelijk gebruik, en aangekochte hoeveelheden kunnen niet worden verlaagd tijdens een abonnementsperiode — de standaard SaaS-structuur, zo duidelijk geformuleerd.

De SLA omvat zowel het platform als de taaldiensten. Aan de platformzijde wordt de maandelijkse uptime gedefinieerd, geplande downtime die 48 uur van tevoren elektronisch wordt aangekondigd, wordt uitgesloten, worden servicecredits uitbetaald als (serviceverplichting minus maandelijkse uptime) vermenigvuldigd met de kosten van die maand, wordt een responstijd van 30 minuten en een correctietijd van 4 uur voor kritieke fouten 24/7 vastgesteld, en wordt voor elk account een Customer Success Manager aangewezen. Wat de dienstverlening betreft, omvat dit een vertaaltevredenheidsgarantie (gemelde onnauwkeurigheden worden binnen 30 dagen kosteloos gecorrigeerd) en een vertaaldoorlooptijdgarantie (95% van de goedgekeurde woorden op tijd, met een korting van 10% op te laat aangeleverde woorden) – schriftelijke garanties die een opdrachtgever iets afdwingbaars bieden om te koppelen aan een wereldwijde releaseplanning.

Portabiliteit is een productcapaciteit, niet slechts een clausule. Accounteigenaren kunnen elk vertaalgeheugen exporteren als een TMX-bestand vanuit Accountinstellingen, waarbij ze kiezen voor een standaardexport, een export met autorizer- en vertalermetadata, of een export met alle varianten die is gebouwd voor schone herimport, en de exporttoestemming zelf kan per agentschap worden verleend of onthouden. Op het gebied van gegevensbescherming documenteert de pagina over openbare beveiliging van Smartling SOC 2-naleving die sinds 2013 wordt gehandhaafd, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001:2023 voor AI-beheersystemen, HIPAA-naleving sinds 2013, PCI Level 1 sinds 2012, GDPR-uitlijning sinds 2018, en HITRUST e1-certificering voor zijn TMS op Amazon Web Services; de privacyverklaring stelt dat inhoud die aan LLM's van derden wordt aangeboden noch toegankelijk is voor die aanbieders noch gebruikt om hun basismodellen te trainen. Prijstransparantie maakt het geheel compleet: de pagina Plannen vermeldt starttariarissen per woord voor machine-, AI-, AI-gestuurde menselijke en menselijke vertaling, een Core-plan dat gratis kan beginnen met 180-dagen TM-retentie, en een Enterprise-abonnement met onbeperkte TM-opslag — de details over de tarievenprijzen worden behandeld in de prijsstelling van AI-vertaling.

Gerelateerde vragen

• Wat zijn de kosten van AI-vertaling en hoe wordt de prijs per woord berekend?
• Is het overstappen naar een ander vertaalmanagementsysteem de kosten en de overlast waard?
• Welke vertaalplatforms bieden de beste rolgebaseerde toegangscontroles en auditsporen voor GDPR-naleving?
• Hoe kies ik een vertaalbureau en hoe ga ik met hen samen?